Определение служебных (должностных) функций сотрудников. Должностная инструкция

А. Описание функциональных обязанностей

Для руководителя отдела финансово-экономических расчетов в качестве контроллера предприятия:

Контроллер является подотчетным одному из членов правления и отвечает за:

Задача

Создание аппарата планирования и контроля, ориентирует предприятие на получение прибыли.

Специальные обязанности

1. Руководство плановой и бюджетной работой; координация и взаимное согласование отдельных целей и планов.

2. Создание информационной системы отчетности, точно и быстро функционирующей, что и обеспечивает получение каждым именно той информации и документации, в которой он нуждается в своей области принятия решений (информационная система менеджмента).

3. Консультирование работников линейных отделов, прежде всего отдела сбыта, производственного отдела и отдела закупок, в процессе принятия ими решений. Описание последствий этих решений, а также разработка альтернатив улучшения ситуации предприятия по показателям оборота, затрат и прибыли и рекомендаций по выбору наиболее приемлемых из предложенных альтернатив.

4. Проведение расчетов эффективности инвестиций и подготовка мероприятий по внедрению современных методов менеджмента в интересах предприятия.

5. Анализ существующих взаимосвязей, методов и состояния системы управления, их сравнение с поставленными целями, ограничениями, заданными правлением предприятия, и критериями результативности.

6. Сохранение имущественного комплекса предприятия.

7. Осуществление текущего контроля за расходами.

8. Выполнение функций председателя комитета по расчетам цен на продукцию.

9. Проявление инициативы в вопросе соответствия уровня оплаты труда работников, в первую очередь, руководителей продуктовых групп и агентов сбыта, с результативными показателями.

10. Недопущение того, чтобы намеченные мероприятия по совершенствованию так и остались на бумаге, поддержка их внедрения в практику работы линейных отделов.

Б. Должностная инструкция

1. Наименование предприятия. Завод П в...

2. Наименование должности. Руководитель штабного отдела - контроллер.

3. Место в организационной структуре:

3.1. Контроллер подразделения административно подотчетен хозяйственном руководителю предприятия.

3.2. Ему административно и функционально подчиняются работники его штабного отдела.

3.3. Должность контролера замещается одним из сотрудников своей рабочей группы или руководителем финансово-экономического отдела.

4. Функциональная подчиненность штаб-квартире предприятия. Контроллер подразделения по всем методическим вопросам подотчетен главному контролеру предприятия.

5. Основные задачи:

Функции контроллера подразделения в широком смысле включают все, что относится к планирования и контроля экономических результатов деятельности предприятия. Его главная задача состоит в том, чтобы разрабатывать материалы для принятия управленческих решений и представлять их руководству предприятия. Он должен консультировать руководителей по всем вопросам выбора наиболее эффективных вариантов действий и тем самым влиять на использование всех возможностей получения предприятием прибыли.

6. Необходимые знания и навыки:

6.1. Уверенность в определении экономических взаимосвязей на предприятии, прежде всего между показателями выручки от реализации, пропорциональными затратами, постоянными затратами и прибылью.

6.2. Знание методом расчета сумм покрытия.

6.3. Опыт в применении современных методов калькулирования на основе сумм покрытия по продукту с учетом узких мест в производстве.

6.4. Понимание технических аспектов производственных процессов.

6.5. Способность аналитически мыслить.

6.6. Уверена устная и хорошая письменная речь необходимы при ведении переговоров с руководителями предприятия и при составлении отчетов.

6.7. Опыт руководства людьми.

7. Частные задачи занимающего должность:

7.1. Анализ и планирование расходов:

а) составление бюджета затрат по элементам и местах их возникновения; разделение затрат на постоянные и пропорциональные;

б) определение ставок расходов для калькуляций с разделением на предельные и постоянные с учетом имеющихся в распоряжении мощностей.

7.2. Координация планов:

а) помощь в разработке частных планов (например, производственного плана, плана по складским запасам, плана закупок);

б) согласование частных планов по плану реализации;

в) координация частных планов и их интеграция в общий план.

7.3. Определение ожидаемых результатов:

а) определение пропорциональных затрат для планового оборота на основе нормативов расходов, включая нормы расхода материалов. План реализации разрабатывает отдел сбыта по показателям объемов реализации и выручки;

б) определение общей суммы покрытия для планового оборота;

в) расчет ожидаемой величины управленческого результата с учетом целевого покрытия блока постоянных затрат, включая целевую величину дохода с капитала.

7.4. Контроллинг:

а) текущие сравнения плановых и фактических показателей, то есть контроль за реализацией плана;

б) разделение выявленных отклонений от плана на:

Отклонения по сбыту (изменение объемов и цен реализации и структуры ассортимента),

Отклонения по производству (изменение расхода материалов и оплаты труда),

Отклонения по постоянным затратам (по элементам затрат по сравнению с планом)

в) анализ отклонений и обсуждение их причин с ответственными руководителями (подразделения, отдела закупок и отдела сбыта), возможных путей их устранения и других мер, направленных на выполнение плана;

г) разработка сводного отчета для правления предприятия, содержащий оценку показателей с целью регулирования дальнейшей деятельности после обнаружения отклонений.

7.5. Сравнение рыночного спроса с имеющимся ассортиментом продукции при наличии узкого места:

а) выявление вместе с руководителями подразделений узких мест;

б) разработка ассортимента продукции с учетом узких мест. Определение приоритетности продуктов по критерию доходности единицы изделия в единицу времени загрузки узкого места (стратегический список)

в) выяснение рыночных шансов для полученного ассортимента.

7.6. Расчет эффективности инвестиционных мероприятий:

а) оценка эффективности плановых или представленных на обсуждение инвестиционных мероприятий, а также предварительный расчет изменений, которые последуют за их применением;

б) оценка рентабельности инвестиционных мероприятий.

Трудовой кодекс Российской Федерации в статье 16 определяет возникновение трудовых отношений между работником и работодателем на основании трудового договора. Статья 57 Кодекса к существенным условиям трудового договора относит наименование должности, специальности, профессии с указанием квалификации в соответствии со штатным расписанием организации или конкретную трудовую функцию, а также права и обязанности работника. Законодательством предусмотрено, что запрещается требовать от работника выполнения работы, не обусловленной трудовым договором, за исключением случаев, предусмотренных Трудовым кодексом и иными федеральными законами. Таким образом, при заключении трудового договора устанавливаются пределы ответственности работника за неисполнение или ненадлежащее исполнение им своих служебных обязанностей.

Вместе с тем разумные рамки содержания трудового договора, как правило, дают возможность отразить лишь достаточно общие положения о правах и обязанностях работника, о квалификационных требованиях. Зачастую в подразделениях (отделах, управлениях и т.п.) предприятий имеется несколько работников, выполняющих различные функции, но с одинаковым наименованием должности: эксперт, инженер, менеджер, бухгалтер, контролер и др. Каждый из упомянутых специалистов занимается только той конкретной работой, которая предусмотрена в трудовом договоре с ним. При определении функциональных обязанностей работников, имеющих одинаковое наименование должности, всегда присутствуют элементы некоторого различия по сфере приложения труда исходя из реальных требований объема и характерных особенностей выполняемых функций. Нужно учесть и индивидуальные возможности работника (образование, опыт работы, полученную квалификацию и т.п.). В последние несколько лет произошли большие изменения на рынке труда, появились необычные профессии, ужесточились требования к опыту и образованию специалистов. В связи с появлением новых форм осуществления деятельности и оказания услуг потребность в описании ранее мало использующихся, а часто и не имеющих аналогов профессий и должностей огромна. Кроме того, интенсивное развитие отдельных отраслей промышленности, становление малого и среднего бизнеса, появление инвестиционных проектов с участием иностранного капитала, развитие наукоемких технологий и производств, активизация рекламного бизнеса, внедрение Интернет-проектов диктует введение в современный кадровый документооборот новых наименований профессий и должностей. Несколько лет назад трудно было предугадать появление таких специальностей, как биржевой маклер, дизайнер, консультант по налогам, специалист по защите информации и т.п. Таким образом, правильное документальное оформление новых процессов и технологий в совокупности приводит к активизации инновационной политики и развитию бизнеса. Документом, позволяющим более подробно отразить нюансы производственных процессов, зафиксировать права и обязанности работника при выполнении конкретной трудовой функции, является должностная инструкция соответствующего руководителя, специалиста или служащего, разрабатываемая и утверждаемая администрацией работодателя.

Должностная инструкция - это правовой акт, издаваемый в целях регламентации организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав и ответственности и обеспечивающий условия для его эффективной работы на предприятии (в организации).

Несомненно, должностные инструкции представляют собой дополнительную гарантию трудовых прав работника и обеспечивают стабильность трудовых отношений. Но нельзя забывать и о том, что документальное упорядочивание процессов, отраженных в должностных инструкциях работников, оказывает положительное влияние на весь производственный цикл как инструмент эффективности деятельности предприятия (организации). Главная выгода для работодателя в применении должностных инструкций - прежде всего стандартизация и оптимизация процессов. Наличие документа, регламентирующего рабочий цикл, дисциплинирует сотрудника, позволяет ему принимать точные и взвешенные решения, не дублировать действия других сотрудников, оптимально распределять рабочее время. Если же говорить о "моральных" качествах такого документа, как должностная инструкция, можно отметить ее положительный эффект для адаптации вновь принятого сотрудника как к отношениям в коллективе, так и к возложенным на него обязанностям. Для кадровой службы предприятия должностные инструкции являются неоценимым документом по оценке внутренних кадровых резервов, учета рабочего времени, оптимизации штатного расписания, определении адекватной заработной платы в соответствии с квалификационными характеристиками каждого работника. Должностные инструкции помогают и в проведении аттестаций, выявлении новых требований и возможностей для работника по данной специальности. Обязанность по составлению должностных инструкций установлена только для государственных учреждений.

Кроме того, форма и содержание должностной инструкции не регламентированы законодательно и не отражены в нормативных документах.

Для некоторых предприятий - это перечисление прав и обязанностей работника, для других - правила поведения, для третьих - полное описание технологических процессов с подробной регламентацией связей между подразделениями, описанием форм отчетности, распределением времени труда и отдыха. При разработке должностных инструкций можно использовать "Единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий рабочих" и "Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих".

Менеджер – очень популярная и востребованная должность. Ни одно предприятие, фирма или организация сегодня не может обойтись без управленца. Эта профессия существует столько же, сколько и товарно–денежные отношения. Во все времена их основной задачей было и есть привлечение клиентов, успешные продажи, поддержание статуса предприятия.

Менеджер – специалист широко профиля

Менеджер – руководитель, занимающий постоянную должность в организации, которая функционирует в рыночных условиях. Он наделён определёнными полномочиями в области принятия управленческих решений по вопросам подразделений или организации в целом. Менеджер является наёмной рабочей силой, привлечённой на конкретных условиях для осуществления деятельности. Главным ориентиром для него становится план и количество ресурсов, имеющихся в его распоряжении. Главные должностные обязанности менеджера заключаются в принятии решений и приложении усилий для их осуществления.

Пожалуй, сегодня самым востребованным является менеджер среднего звена - middle management. Сюда относится и менеджер по продажам, работе с клиентами, подбору персонала и множество других. Людям очень интересно, и в то же время непонятно, какие должностные и функциональные обязанности менеджера? Какие плюсы имеет эта профессия? И стоит ли её выбирать?

Необходимые качества

Прежде всего, стоит знать, что менеджер – это управляющее лицо, которое обладает профессиональными знаниями по организации и управлению производством, имеет высшее образование. Он умеет планировать личную работу, то есть устанавливать цели и определять пути их достижения, расставлять приоритеты. Менеджер может вести деловые переговоры, выявлять факторы непродуктивной работы и применять меры по их устранению.

На сегодняшний день разработан перечень требований к современному менеджеру:

Умственные способности. К ним относят творческое креативное мышление, умение давать адекватные оценки.
Отношение к окружающим. То есть должен уметь работать в команде, быть коммуникабельным, доброжелательным, с уважением относиться к каждому человеку в компании вне зависимости от социального статуса и должности.
Личные черты. То есть стремиться к успеху, иметь внутреннюю мотивацию, хобби.
Отношение к труду. Инициатива в принятии решений должна исходить от менеджера, должен быть восприимчивым к нагрузкам, способным к делегированию, организованным.

Полноценная и плодотворная работа управленца напрямую зависит от нескольких факторов. Это обстановка в коллективе, условия труда, рациональная организация рабочего места. Важно уметь выходить из конфликтных ситуаций, быть терпеливым.

Руководит рабочим процессом. При этом использует вычислительную технику, коммуникации, обеспечивает систематический выпуск продукции, ориентируясь на производственный план и договора о поставках.
Выявляет и овладевает техническими инновациями, передовым опытом, методикам роста производительности труда.
Занимается разработкой календарных графиков по производству и выпуску продукции, при этом ориентируясь на план.
Делает ежедневный учёт о том, как протекает деятельность. Это контроль наличия и состояния продукции, выработка суточной нормы по плану, обеспечение рационального использования транспорта.
Оформляет, учитывает, регулирует выполнение заказов.

Руководитель отдела

Работа у менеджера отдела довольно интересная и насыщенная. Человек на этой должности обязан быть активным, быстрым в принятии решений, ответственным. Немаловажно уметь обновлять стратегии продаж, мотивировать сотрудников, быть оптимистом.

Должностные обязанности менеджера отдела следующие:

Корректирует графики выпуска и поставок, разрабатывает и внедряет нормативы для оперативного планирования.
Контролирует весь производственный процесс. Заполняет собственноручно технические документы, следит за наличием инструментов, материалов, изделий, транспорта, погрузочных средств, готовит оборудование для новых изделий.
Предупреждает, и по возможности, устраняет какие-либо нарушения во время производственного процесса.
Организовывает мероприятия по усовершенствованию планирования, внедрения более современной и модернизированной техники, средств коммуникации.
Руководит рабочим процессом на складе, работниками отдела, диспетчерскими подразделениями.
Проводит систематическую инвентаризацию.

Менеджер проекта: должностные обязанности и обязательства

Удовлетворённость клиента – главная цель в работе управленца. Поиск заказов, спонсоров, исполнителей - за всё это отвечает менеджер проекта. Должностные обязанности в основном заключаются в планировании деятельности, управлении резерва, умении идти на риск. Также в его работу входит:

Анализ рынка: изучение конкурентной среды, сбор информации о потребителях, их предпочтениях и желаниях.
Поиск новых и поддержание старых связей с заказчиками.
Разработка стратегического плана, контроль его выполнения.
Активное продвижение деятельности в социальных сетях.
Ведение проектов, мероприятий от начала до конца.
Работа с почтой – приём, обработка и ответ на письма, техническая документация.

Менеджер по работе с клиентами

Пожалуй, это самая коммуникабельная должность в управленческой деятельности. Ежедневные связи с заказчиками, их обслуживание, выстраивание отношений – всё это и есть основные функции менеджера. Крайне важно заинтересовать человека, предложить тот товар или услугу, который полностью удовлетворит его запросы.

Должностные обязанности клиент-менеджера:

Дружелюбное общение с клиентами, хорошая развитая речь.
Знания о выпускаемой продукции или услуге.
Привлечение новых клиентов и поддержание старых.
Ведение почтового ящика. Это систематическая рассылка уведомлений, ответ на письма.
Общение с клиентами посредством коммуникаций: приём звонков, общение в Skype и т. д.
Умение найти подход к каждому клиенту, обеспечить их всем необходимым. В случае отсутствия товара в наличии - найти аналог.

Менеджер по подбору персонала

Рекрутер – специалист с широким спектром обязанностей. Его основной задачей является подбор кадров для компании. Этот человек должен уметь грамотно составлять анкеты, задавать корректные вопросы, оказывать консалтинговые услуги, быть выдержанным и беспристрастным. Должностные обязанности менеджера по персоналу такие:

Профессия менеджера всегда будет актуальной и нужной. Её огромным достоинством является возможность карьерного роста, и, следовательно, получение достойной заработной платы. Должностные обязанности менеджера важно не только знать, а и уметь применять с пользой для компании.

Подбор персонала, проведенный в спешке, не дает желаемого результата из-за нечетко поставленной цели, а также отсутствия продуманных требований к соискателям. В этом случае преследуется одна цель – быстро заполнить вакансию. Подобный подход изначально обречен на провал, поскольку имеет три существенных недостатка.

Отсутствие четкого описания основных должностных обязанностей.

Отсутствие представления о том, каким требованиям должен соответствовать новый сотрудник.

Стремление быстрее заполнить вакантное место.

Принятие решения о подборе персонала

Необходимость в подборе персонала возникает в двух ситуациях:

Кто-то из сотрудников переходит на новую должность или же уходит из компании;

Появляется необходимость в создании нового рабочего места из-за увеличения объема работы.

Когда кто-то уходит, появляется искушение найти точно такого же сотрудника, как предыдущий.

Перед тем как начать поиски человека на вакантное место, убедитесь в том, что:

Принять кого-то на работу действительно необходимо;

Обязанности невозможно распределить между оставшимися сотрудниками;

Невозможно повысить по службе или обучить кого-то из персонала компании.

Удостоверьтесь также в том, что:

Вновь принятый сотрудник будет выполнять те же обязанности, что и предыдущий;

Пересматривать эти обязанности нет необходимости.

Если вы решите, что новый сотрудник все же вам необходим, постарайтесь еще раз уточнить круг его должностных обязанностей. Определите, каких результатов в целом вы ожидаете от претендента на вакантное место по следующим параметрам:

Эффективность работы;

Качество работы;

Дополнительные обязанности.

Описание функциональных обязанностей

Соискатели, как правило, не имеют представления о работе, которую им предлагают. Описание функциональных обязанностей – это ключевой элемент в процессе подбора персонала, который помогает претенденту понять, чего от него хотят. Конечно, у каждой должности есть название, которое обязательно указывается в объявлении, но подробное описание функциональных обязанностей способствует формированию более четкого представления о вакансии.

Найдите время, чтобы подробно описать функциональные обязанности. Изложите на бумаге формальное описание прав и обязанностей нового сотрудника. По возможности проконсультируйтесь с коллегами, как эффективнее это сделать, ведь одна голова хорошо, а две – все-таки лучше.

Можно по-разному описать открывшуюся вакансию, но в любом случае необходимо сформулировать:

Должностные обязанности;

Круг полномочий (если они есть);

Уровень ответственности.

Такое описание поможет избежать вероятных недоразумений, так как новый работник будет четко проинформирован о стоящих перед ним задачах. Работодатель должен учитывать все аспекты деятельности, составляя описание вакантного места.

Характеристика претендента

Как только описание функциональных обязанностей окончено, можно приступать к составлению характеристики сотрудника. Подумайте о специфике предлагаемой работы и о том, какой именно человек сможет эффективно ее выполнять. Часто при подборе персонала на это просто не обращают внимания.

Иногда работодатели прилагают огромные усилия, чтобы создать нечто, отдаленно напоминающее описание функциональных обязанностей. Но если попросить их описать личные качества, которыми должен обладать новый сотрудник, то в ответ услышишь лишь несколько скупых слов. Это объясняется уверенностью большинства работодателей в том, что они смогут распознать нужного человека, стоит ему (или ей) переступить порог компании.

Составьте список качеств, умений и способностей, которые вам хотелось бы видеть в претенденте на вакантное место. Во время собеседования это поможет разобраться, насколько человек соответствует указанным характеристикам. Было бы полезно разделить нужные качества на три категории:

объективные данные;

способности и достижения;

индивидуальные черты характера.

С помощью списка качеств, необходимых для эффективного выполнения работы, вам будет легче выбрать претендента на вакантное место. Для этого вы можете составить:

Портрет идеального кандидата

Объективные данные (природные особенности; особые качества; общие сведения). Например:

Ловкость рук – при выполнении сложной (ручной) работы;

Опрятный внешний вид, пунктуальность (точность) – если работа предполагает общение с людьми или управление техникой;

Мобильность – способность отправиться в командировку по первому требованию;

Физическая подготовка – если работа предусматривает физические нагрузки.

Способности и достижения (умственные способности; индивидуальные склонности; достижения в учебе и работе). Например:

Способность к математическому мышлению – если нужно работать с цифрами и датами;

Владение языком – если нужно работать с текстами, готовить доклады, письма и т. д.;

Опыт публичных выступлений – для проведения презентаций;

Критическое мышление и логика – если в процессе работы нужно делать правильные выводы и читать между строк;

Способность к пространственному мышлению – при выполнении инженерно-технических работ.

Индивидуальные черты характера (организаторские качества; интересы; уровень мотивации). Например:

Жизнерадостность – если работа сопровождается большими эмоциональными нагрузками;

Умение легко находить общий язык – если работа выполняется совместно с другими сотрудниками;

Умение убеждать – если нужно убедить других принять ту или иную идею или продать товар;

Новаторский подход к делу – если работа предполагает поиск и развитие новых идей;

Изобретательность – если в процессе работы нужно принимать нестандартные решения.

Также очень важно определить некоторые качества.

Обязательные качества , которые должны быть присущи человеку, чтобы он (или она) справлялись с должностными обязанностями.

Желательные качества , которые отличают прекрасного сотрудника от хорошего.

Нежелательные качества , которые не хотелось бы видеть в будущем сотруднике. Иногда определение этих качеств помогает понять, какие же качества должен иметь человек, претендующий на вакантное место.

Четкое представление о том, каким бы вам хотелось видеть нового сотрудника, поможет избежать ошибок при подборе персонала и удержит от соблазна пуститься на поиски несуществующего суперсотрудника.

Объявление о вакансии

При размещении объявления или подаче заявки в кадровое агентство обязательно укажите все требования к претенденту. Это очень важно. В объявлении должны быть указаны функциональные обязанности и особые требования, которые выдвигаются соискателю. Например, претендент должен уметь работать с наличными деньгами, выписывать счета; а также должен быть согласен работать по субботам».

Также можно сообщить об интересующих работодателя личных качествах претендента. Например: использование агрессивных методов продаж, умение работать с людьми, готовность к обучению.

Читая такое объявление, люди самостоятельно смогут определить, соответствуют ли они указанным требованиям. К примеру, на первое предложение о вакансии откликнутся те, кого интересует работа в офисе, но не продажи. На второе – претенденты, больше заинтересованные в общении и продажах, однако недостаточно компетентные в административной работе.

Если не указать в объявлении требования к претендентам, то ответов на это объявление будет много, а компетентных претендентов – мало. Поэтому невозможно найти подходящего претендента, не сообщив требований.

Оканчивая описание должностных обязанностей, нужно указывать контактную информацию. Например:

Делаем выводы

Подбор персонала напоминает поиски сокровищ. Работодатель должен точно знать предмет своих поисков. Но еще важнее распознать «клад» сразу, как только он будет найден. При подборе персонала используйте системный подход, но не забывайте о творчестве.

Спросите себя

Подумайте, готовы ли вы начать подбор персонала, и дайте ответы на такие вопросы:

^ Есть ли у вас описание должностных обязанностей сотрудников?

^ Охватывает ли оно все аспекты работы или же это просто перечень обязанностей?

^ Есть ли у вас портрет идеального кандидата?

^ Разграничиваете ли вы обязательные качества и желательные?

^ Обсудили ли вы список требований к соискателям со своими коллегами?

^ Указаны ли в объявлении требования к претенденту?

Если на все вопросы вы ответили утвердительно, то у вас все получится.

Все получится, если…

Составить описание функциональных обязанностей для всех должностей в компании;

Подготовить портрет идеального кандидата, описывающий, какими качествами должен обладать претендент на вакантное место;

Знать, какими основными качествами должен обладать компетентный сотрудник;

Знать, какие качества будущего работника способствовали бы наиболее эффективному выполнению поставленных задач;

Использовать описание должностных обязанностей и портрет идеального кандидата при размещении объявления.

Основным организационным документом, регламентирующим разграничение обязанностей и прав между сотрудниками, установление взаимосвязей отдельных должностей, является должностная инструкция.

— это организационно-правовой документ, в котором определяются основные функции, обязанности, права и ответственность сотрудника организации при осуществлении им деятельности в определенной должности.

Должностная инструкция позволяет:

рационально распределить функциональные обязанности;
повысить своевременность и надежность выполнения задач;
улучшить социально-психологический климат в коллективе и устранить конфликты;
четко определить функциональные связи работника и его взаимоотношения с другими специалистами;
конкретизировать права работника;
повысить личную и коллективную ответственность;
повысить эффективность морального и материального стимулирования работников;
организовать равномерную загрузку работников.

Источники разработки должностных инструкций

Исходными данными для разработки должностных инструкций являются:

и функциональная структура;
классификатор функций управления;
классификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих;
нормативы управленческого труда;
положения о структурных подразделениях;
результаты экспертных и социологических опросов работников и др.

Первым источником для разработки должностных инструкций является Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих. Справочник содержит перечень требований к квалификации специалистов различных категорий. Каждая квалификационная характеристика является нормативным документом, регламентирующим содержание выполняемых функций работников, способствующим обеспечению оптимальной технологии , рационального разделения труда, высокой организованности, и порядка на каждом , а также совершенствованию . В качестве нормативной базы квалификационные характеристики должностей служащих предназначены для применения на предприятиях, в учреждениях и организациях различных форм собственности, организационно-правовых форм и отраслей экономики независимо от их ведомственной подчиненности. На основе квалификационных характеристик разрабатываются должностные инструкции для конкретных работников.

Формуляр должностной инструкции и структура текста закреплены в УСОРД.

Должностные инструкции должны быть составлены для каждой должности, предусмотренной штатным расписанием.

Разработка и разделы должностных инструкций

При разработке должностных инструкций используется положение о структурном подразделении. Положение и должностные инструкции взаимосвязанные документы, так как обязанности каждого работника вытекают из задач и функций всей службы в целом.

Текст должностной инструкции должен полно и четко определить задачи, функции, обязанности работника. Нечеткое и неполное определение сферы деятельности каждого работника ведет к нестабильности работы самой службы и несогласованности действий отдельных работников. Как правило, такая обстановка способствует возникновению конфликтных ситуаций, вызванных неправильным представлением работника о своих обязанностях. Текст должностной инструкции излагается отдельными пунктами.

Должностная инструкция обычно состоит из следующих разделов:

Общие положения
Основные задачи и функции
Обязанности
Права
Ответственность
Взаимосвязи

В первом разделе должностной инструкции «Общие положения » содержится:

наименование должности в соответствии со штатным расписанием и основные сведения о ней: название структурного подразделения, подчиненность данного работника, категория персонала (специалист, технический исполнитель);
порядок назначения и освобождения от должности;
порядок замещения этой должности в период временного отсутствия работника;
требования к профессиональной подготовке (уровень образования, стаж работы), требования к квалификации (должен знать... должен уметь...);
перечень нормативных документов, которыми работник руководствуется в своей профессиональной деятельности, перечень распорядительных документов, регламентирующих должностные обязанности (приказы и распоряжения руководителя организации, службы ДОУ и т.д.).

Во втором разделе «Основные задачи и функции » должностной инструкции формулируется основная задача работника данной должности, предмет его ведения, участок работы. Далее идет перечисление конкретных видов работы, из которых складывается выполнение основной задачи. Например: основная задача работника — контроль за сроками исполнения документов. В разных организациях и при использовании разной технологии эта задача может складываться из разных операций. Например, при использовании ручной технологии это могут быть следующие операции:

получение (от участка регистрации, от секретариата и др.) документов, поставленных на контроль;
заполнение контрольных карточек;
внесение в них отметок о ходе исполнения;
ведение сроковой картотеки;
передача информации;
составление и ведение справочных картотек, обслуживание запросов специалистов аппарата управления и т.д.

Та же задача при автоматизированной технологии будет включать такие операции, как:

внесение в компьютерную базу данных о регистрируемых документах;

ведение компьютерной базы данных документов с отметкой «Контроль»;
обслуживание запросов специалистов аппарата управления и т.д.

В разделе «Обязанности » должностной инструкции записывают условия, которые должны соблюдаться работником при выполнении своих функций. Например:

соблюдать ;
соблюдать установленные сроки подготовки документов;
соблюдать этические нормы общения в ;
соблюдать конфиденциальность служебной информации.

В разделе «Права » закрепляется круг прав, необходимых работнику для реализации возложенных на него обязанностей, а также порядок осуществления этих прав. В раздел вносят такие права, как: принятие решений, получение информации для выполнения своей работы, право визирования определенных видов документов, право контроля и т.д. Четкая формулировка прав работника позволяет сформулировать его ответственность, которая выделяется в отдельный раздел.

В разделе «Ответственность » записывают содержание и формы ответственности должностного лица за результаты и последствия своей деятельности, а также за неприятие своевременных мер или действий, относящихся к его обязанностям. Ответственность может быть установлена дисциплинарная и материальная, но обязательно в соответствии с действующим законодательством и учетом специфики работы организации.

В разделе должностной инструкции «Взаимосвязи » записывают порядок взаимодействия работника с другими структурными подразделениями и должностными лицами. В разделе перечисляют те структурные подразделения, от которых работник получает документы, и те, которым он передает информацию.

Должностные инструкции разрабатывает и подписывает руководитель службы делопроизводства, утверждает руководитель организации (фирмы). Должностные инструкции оформляются на общем бланке организации. Они могут быть завизированы (согласованы) с руководителями тех структурных подразделений, с которыми взаимодействует работник.

Должностные инструкции также относятся к длительного действия.

Пересмотр должностных инструкций обязателен при следующих условиях:

изменение структуры организации;
переподчинение службы делопроизводства;
изменение наименования должности;
изменение внутренней организационной структуры службы делопроизводства;
внедрение новых форм и методов организации труда;
внедрение новой технологии, так как при этом происходит перераспределение функций между отдельными работниками и структурными подразделениями.

С должностной инструкцией руководитель (или кадровая служба) обязан ознакомить работника под расписку . Виза ознакомления располагается ниже подписи руководителя службы делопроизводства (разработчика должностной инструкции) и состоит из слов «С инструкцией ознакомлен (на)», подписи работника, его инициалов, фамилии и даты.