Виды счетов и учетных регистров. Учетные регистры

Учетные регистры – это счетные таблицы определенной формы, построенные в соответствии с экономической группировкой данных об имуществе и источников его образования. Регистры бухгалтерского учета предназначены для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных учетных документах, для отражения на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности.

Регистры бухгалтерского учета могут вестись в специальных книгах (журналах), на отдельных листах и карточках, в виде машинограмм, полученных при использовании вычислительной техники, а также на машинных носителях информации. При ведении регистров бухгалтерского учета на машинных носителях информации должна быть предусмотрена возможность их вывода на бумажные носители информации.

Формы регистров бухгалтерского учета разрабатываются и рекомендуются Министерством финансов Российской Федерации, органами, которым федеральными законами предоставлено право регулирования бухгалтерского учета, или федеральными органами исполнительной власти, организациями при соблюдении ими общих методических принципов бухгалтерского учета.

Хозяйственные операции должны отражаться в регистрах бухгалтерского учета в хронологической последовательности и группироваться по соответствующим счетам бухгалтерского учета. Правильность отражения хозяйственных операций в регистрах бухгалтерского учета обеспечивают лица, составившие и подписавшие их.

При хранении регистров бухгалтерского учета должна обеспечиваться их защита от несанкционированных исправлений. Исправление ошибки в регистре бухгалтерского учета должно быть обосновано и подтверждено подписью лица, внесшего исправление, с указанием даты исправления.

Лица, получившие доступ к информации, содержащейся в регистрах бухгалтерского учета и во внутренней бухгалтерской отчетности, обязаны хранить коммерческую и государственную тайну. За ее разглашение они несут ответственность, установленную законодательством Российской Федерации.

Синтетический учет осуществляется в так называемых синтетических регистрах, а аналитический учет – в аналитических регистрах. Записи по синтетическим счетам, как правило, ведутся в журналах-ордерах и Главной книге или в заменяющих их машинограммах-ведомостях, а по аналитическим счетам – в книгах, машинограммах-ведомостях или на карточках. При ведении аналитического учета на карточках каждая вновь открываемая карточка регистрируется в особом реестре карточек, который дает возможность следить за их сохранностью.

Формы бухгалтерского учета

Форма бухгалтерского учета - это совокупность учетных регистров (Учетные регистры – это счетные таблицы определенной формы, построенные в соответствии с экономической группировкой данных об имуществе и источников его образования. Регистры бухгалтерского учета предназначены для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных учетных документах, для отражения на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности) для отражения хозяйственных операций в определенной последовательности и группировке соответствующими приемами записей. Формы бухгалтерского учета непрерывно развиваются от простейших бухгалтерских книг при мемориально-ордерной до современных рационально построенных регистров автоматизированных систем.

1. МЕМОРИАЛЬНО-ОРДЕРНАЯ ФОРМА УЧЕТА:

Мемориально-ордерная форма учета применяется на предприятиях в нескольких вариантах в зависимости от особенностей отрасли промышленности и типа предприятия. В ней сочетаются книжные и карточные разработочные и группировочные учетные регистры.

Синтетический учет ведется в книгах или многографных ведомостях. Для аналитического учета используются книги, ведомости, карточки.

На каждую хозяйственную операцию (или группу операций, объединенных в сводном документе) составляется мемориальный ордер. Главное содержание мемориального ордера - это бухгалтерская проводка (корреспонденция счетов), дата ее составления и сумма. Мемориальный ордер может быть составлен в виде отдельного документа, а иногда место для мемориального ордера или заранее предусматривается в типографски изготовленных бланках документов (кассовые ордера, платежные требования-поручения и т. п.), или на документах делается соответствующий оттиск штампом. Большинство операций в течение месяца группируется во вспомогательных накопительных ведомостях. Затем по этим ведомостям раз в месяц составляются мемориальные ордера, например по сводным ведомостям начисления и распределения заработной платы, по сводному учету затрат на производство и др. Составленные мемориальные ордера записываются в хронологическом порядке в регистрационный журнал, им присваиваются порядковые номера. После отражения в регистрационном журнале сведений о хозяйственных операциях данные мемориальных ордеров записываются в Главную книгу (левая сторона – хоз.операции по дебету; правая сторона – по кредиту) или заменяющую ее многографную ведомость. Итоги по дебету и кредиту счетов Главной книги записываются в оборотную ведомость. При мемориальной-ордерной форме бух.учета бухгалтерский баланс предприятия составляется на основании оборотной ведомости по синтетическим счетам.

Недостатки мемориально-ордерной форме учета:

При ее ведение приходится составлять большое количество мемориальных ордеров; неоднократно записывать одни и те же данные в различные учетные регистры; раздельное ведение синтетических и аналитических учетных регистров (отставание аналитического учета от синтетического).

2. ЖУРНАЛЬНО-ОРДЕРНАЯ ФОРМА БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА:

Предприятие самостоятельно адаптирует журнально-ордерную форму к конкретным хозяйственным условиям и учетной политике. Данная форма учета рекомендуется для организации учета финансово-хозяйственной деятельности предприятий всех отраслей народного хозяйства и видов деятельности (кроме банков и бюджетных организаций). В зависимости от объема отражаемой в учете информации (что обусловлено размерами предприятия и объемами его хозяйственной деятельности, а также целей внутреннего управления и периодичности представления текущей бух.отчетности) журналы-ордера могут открываться на месяц или квартал.

В основе журнально-ордерной формы бух.учета лежат принципы накапливания и систематизации данных первичных документов в учетных регистрах, позволяющие обеспечить синтетический и аналитический учет средств, источников и хоз.операций по всем разделам бух.учета. Это исключает необходимость составления мемориальных ордеров. Хронологическая и систематическая записи хозяйственных операций осуществляются одновременно как единый рабочий процесс. Журнал хронологической регистрации хозяйственных оборотов не ведется. Аналитический и синтетический учет осуществляется, как правило, в единой системе записей, используя для этого два вида бухгалтерских регистров: журналы-ордера и вспомогательные ведомости. В виде исключения по некоторым видам счетов, по которым имеется значительное количество лицевых счетов, могут быть заведены карточки аналитического учета и на основе их данных в конце месяца составляться оборотные ведомости. Кроме того, ведутся инвентарные карточки или книги учета объектов основных средств, карточки или ведомости учета затрат на производство по калькулируемым объектам, а также сортовые сальдовые ведомости по учету материалов, сортовые (сальдовые или оборотные) ведомости по учету готовых изделий.

В основу построения журналов-ордеров и вспомогательных ведомостей положен кредитовый признак регистрации хозяйственных операций: данные первичных документов записываются только по кредиту соответствующих счетов с одновременным отражением оборотов по дебету корреспондирующих счетов. (В порядке исключения кассовые операции, операции по расчетному и валютному счетам в банке регистрируются в журнале-ордере по кредиту, а в ведомости - по дебету счетов, предназначенных для учета указанных операций. Это необходимо для контроля, а также для того, чтобы не разобщать кассовые и банковские документы записями в различных журналах-ордерах).

Итоговые данные журналов-ордеров в конце месяца переносятся в Главную книгу. По данным Главной книги составляется сальдовый бухгалтерский баланс. В тех случаях, когда остатки по бухгалтерскому учету необходимо показать в сальдовом балансе по нескольким статьям, запись производится на основании учетных регистров.

Главная книга открывается на год и служит для обобщения данных из журналов-ордеров, взаимной проверки правильности произведенных записей по отдельным счетам и для составления сальдового бухгалтерского баланса. В ней записываются сальдо на начало месяца (года), обороты по дебету и кредиту счетов и сальдо на конец месяца (года) по каждому синтетическому счету (в соответствии с действующим Планом счетов бухгалтерского учета). В Главной книге данные о текущих оборотах имущества (средств) записываются только по синтетическим счетам. Обороты по кредиту каждого синтетического счета отражаются одной записью, а обороты по дебету - в корреспонденции с кредитуемыми счетами. Проверка правильности записей, произведенных в Главной книге, осуществляется путем подсчета сумм оборотов и сальдо по всем счетам бухгалтерского учета.

Суммы дебетовых и кредитовых оборотов, а также суммы дебетовых и кредитовых сальдо должны быть соответственно равны.

Учет кассовых операций:

Для учета кассовых операций, отражаемых на счете 50 "Касса", предназначены журнал-ордер № 1 и ведомость № 1 к нему. Эти бухгалтерские регистры отражают поступление денег в кассу предприятия и их расходование по целевому назначению согласно приложенным первичным документам. При этом в журнале-ордере записываются обороты по кредиту счета "Касса" в разрезе корреспондирующих дебетуемых счетов, а в ведомости - по дебету этого счета в корреспонденции с кредитуемыми счетами. Записи в журнале-ордере и ведомости производятся итогами за день на основании отчетов кассиров, подтвержденных приложенными к ним первичными документами. При незначительном количестве кассовых документов допускаются записи операций в учетные регистры один раз за 3-5 дней или даже реже по одному или нескольким отчетам кассира. В этом случае в графе "Дата" указываются первое и последнее числа, за которые производятся записи (например, 1 - 3,1 - 5 и т. д.).

Итоги за день (несколько дней) в разрезе корреспондирующих счетов устанавливаются путем подсчета сумм однородных операций, отраженных в кассовом отчете и приложенных к нему документах согласно бухгалтерской разметке, предварительно проставляемой в отчете кассира или на первичных документах.

Остаток средств по кассе приводится в ведомости только на начало и конец месяца. При этом остаток на конец месяца определяется путем сложения остатка на начало месяца и итога оборота за месяц по ведомости (т. е. по дебету счета) и вычитания сумм оборота за месяц по журналу-ордеру № 1 (т. е. по кредиту счета). Остаток на конец месяца по счету является остатком на начало следующего месяца.

Учет операций по расчетному счету в банке:

Для учета операций, отражаемых на счете 51 "Расчетный счет", предназначены журнал-ордер № 2 и ведомость № 2 к нему. При этом в журнале-ордере записываются кредитовые обороты по счету, а в ведомости - дебетовые. Записи в журнале-ордере и ведомости производятся на основании выписок банка по расчетному счету и приложенных к ним документов.

В журнале-ордере и ведомости записи делаются по корреспондирующим счетам итогами по одной или нескольким выпискам банка. Когда записи производятся итогами по нескольким выпискам, в графе "Дата" должны быть указаны первое и последнее числа этих выписок.

Группировка сумм для отражения в журнале-ордере и ведомости необходимых итогов осуществляется путем подсчета соответствующих данных в выписках или приложенных к ним документах согласно приведенным в них бухгалтерским разметкам. Корреспонденция счетов указывается как в банковских, так и в первичных документах.

Остаток средств на расчетном счете в банке приводится в ведомости только на начало и конец месяца. Остаток средств на конец месяца определяется аналогично остатку средств по ведомости № 1. В течение месяца для оперативных целей используются данные об остатках средств, показанные в выписках банка.

3. ТАБЛИЧНО-ПЕРФОКАРТОЧНАЯ ФОРМА БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА:

Данная форма бух.учета разработана применительно к использованию вычислительной техники – перфокаторов и табуляторов. Она использовалась на первом этапе перехода процесса обработки информации на автоматизированный (компьютерный) учет.

4. АВТОМАТИЗИРОВАННАЯ ФОРМА БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА:

«1С: Бухгалтерия»; «Парус»; «Турбо Бухгалтер»; «Инфо-бухгалтер» и т.д.

5. УПРОЩЕННАЯ ФОРМА БУХ.УЧЕТА НА МАЛЫХ ПРЕДПРИЯТИЯХ:

Согласно Федеральному закону №222-ФЗ от 08.12.1995г. «Об упрощенной системе налогообложения, учета и отчетности для субъектов малого предпринимательства» и приказу Минфина РФ от 22.12.95 г. № 131 "Об указаниях по ведению бухгалтерского учета и отчетности и применению регистров бухгалтерского учета для субъектов малого предпринимательства" в зависимости от объема, вида деятельности малого предприятия разрешается организовывать бухгалтерский учет по одному из трех вариантов его ведения:

способом двойной записи на счетах бухгалтерского учета в регистрах;

способом двойной записи на счетах бухгалтерского учета в книге учета хозяйственных операций;

по упрощенной системе учета и отчетности без применения счетов и двойной записи в книге учета доходов и расходов (простая форма учета).

Методология бухгалтерского учета на малом предприятии предусматривает обеспечение следующих принципов:

соблюдение в течение отчетного года принятой учетной политики (системы правил) в отражении отдельных хозяйственных операций и оценки имущества;

отражение в учете всех хозяйственных операций, совершенных в отчетном периоде, а также результатов инвентаризации имущества предприятия и его обязательств;

правильность отнесения расходов и соответствие их доходам по отчетным периодам;

раздельный учет затрат на производство продукции (работ, услуг) и капитальные вложения.

качественное и экономное ведение учета;

непротиворечивость.

Выполнение указанных принципов при ведении бухгалтерского учета основывается на документировании всех хозяйственных операций в момент совершения путем регистрации их в соответствующих формах первичной учетной документации.

Средства предприятия и источники их формирования при совершении и оформлении хозяйственных операций подлежат оценке в рублях с последующим отражением в первичных учетных документах фактически произведенных расходов на момент совершения операции.

Предприятие может использовать для первичного учета формы первичных документов, разработанные государственными органами (Госкомстатом РФ и Министерством финансов РФ, другими министерствами и ведомствами) или самостоятельно с соблюдением установленных требований - наличие определенного Положением минимума показателей. К такому минимуму относятся: наименование документа (формы); код формы; дата составления; содержание хозяйственной операции; измерители хозяйственной операции (в денежном и натуральном выражении); наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления; личные подписи и их расшифровки. При этом предприятие должно знать, что данный состав показателей форм первичного учета позволяет ему иметь необходимые сведения о своем имуществе и контролировать его в количественном и стоимостном выражении. Однако для формирования себестоимости продукции (работ, услуг) таких показателей недостаточно. Отдельные операции требуют наличия дополнительных показателей.

Ответственность за организацию бухгалтерского учета на предприятии несет его руководитель, который обязан создать необходимые условия для правильного ведения бухгалтерского учета, обеспечить неукоснительное выполнение всеми подразделениями, службами, работниками, имеющими отношение к учету (осуществляющими первичный учет хозяйственных операций), требований бухгалтера (специалиста, занятого бухгалтерским учетом) в части оформления и предоставления для учета необходимых документов или информации. При наличии на малом предприятии бухгалтерий ее возглавляет главный бухгалтер, назначаемый и освобождаемый от должности руководителем предприятия и находящийся в его подчинении.

Главный бухгалтер обеспечивает:

организацию первичного учета на предприятии;

отражение на счетах и в регистрах бухгалтерского учета всех осуществляемых бухгалтерских операций (при ведении учета по первым двум вариантам);

контроль за наличием и движением имущества, использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов в соответствии с утвержденными нормами, нормативами и сметами;

предоставление необходимой информации руководству (и другим службам) о хозяйственной и финансовой деятельности предприятия;

составление бухгалтерской отчетности и представление ее в установленный срок в соответствующие адреса;

анализ финансово-хозяйственной деятельности предприятия;

разработку учетной политики (системы правил ведения бухгалтерского учета и отражения ее в планах хозяйственной и финансовой деятельности предприятия);

внедрение вычислительной техники по всем стадиям учетного процесса.

Главный бухгалтер совместно с руководителем предприятия подписывает документы, служащие основанием для приемки и выдачи материальные ценностей и денежных средств, а также расчетных и финансовых обязательств. Главный бухгалтер должен участвовать в процессе заключения хозяйственных договоров и, визируя, подтверждать их соответствие законодательству и учредительным (или иным) документам предприятия. На малых предприятиях, не имеющих в штате кассира, обязанности кассира может выполнять главный бухгалтер или другой работник по письменному распоряжению руководителя предприятия.

Организация бухгалтерского учета хозяйственных операций на малом предприятии ведется в рамках системы взаимосвязанных бухгалтерских счетов путем применения метода двойной записи и предполагает, что в момент отражения отдельной операции в системе счетов бухгалтерского учета она классифицируется, т. е. в зависимости от экономического содержания и характера операции определяются соответствующие счета (или группы счетов), используемые для ее учета.

Для обобщения информации о хозяйственной и финансовой деятельности предприятия в количественном и стоимостном выражении используются специальные бухгалтерские регистры. Министерством финансов Российской Федерации приказом от 22 декабря 1995 г. № 131 "Об указаниях по ведению бухгалтерского учета и отчетности и применению регистров бухгалтерского учета для субъектов малого предпринимательства" рекомендованы для ведения бухгалтерского учета на малом предприятии специальные учетные регистры упрощенной формы.

Ведомости для бухгалтерского учета на малом предприятие:

№ В-1 "Ведомость учета основных средств, начисленных амортизационных отчислений (износа)" – является регистром аналитического и синтетического учета наличия и движения основных средств (счет 01);

№ В-2 "Ведомость учета производственных запасов и готовой продукции, а также НДС, уплаченного по ценностям" – предназначена для аналитического и синтетического учета производственных запасов (малоценных и быстроизнашивающихся предметов, материалов), товаров и готовой продукции;

№ В-3 "Ведомость учета затрат на производство” – применяется для аналитического и синтетического учета затрат на производство продукции (работ, услуг) и затрат по капитальным вложениям (счет 20, 08);

№ В-4 "Ведомость учета денежных средств и фондов" – применяется для учета денежных средств и фондов (счет 50, 51, 52, 80, 85);

№ В-5 "Ведомость учета расчетов и прочих операций" – (счет 55, 58, 76, 68, 69, 88, 90);

№ В-6 "Ведомость учета реализации" – составляется для учета реализации продукции (выполненных работ, оказанных услуг) в двух видах: 1) если моментом реализации явл. оплата 2) моментом реализации отгрузка;

№ В-7 "Ведомость учета расчетов с поставщиками";

№ В-8 "Ведомость учета оплаты труда";

№ В-9 "Ведомость (шахматная)".

Записи в приведенных регистрах (кроме в № В-9) ведутся на основании данных первичных документов по счетам принятой системы счетов.

Рабочий план счетов бухгалтерского учета малое предприятие должно составлять на основе типового плана счетов, вошедшие в него отдельные бухгалтерские счета помимо прямых учетных задач должны также выполнять и функции других счетов.

Так, при наличии у малого предприятия нематериальных активов (счет 04 "Нематериальные активы" по типовому плану счетов) и арендуемых основных средств с правом выкупа (счет 03 "Долгосрочно арендуемые основные средства") их учет ведется на счете 01 "Основные средства", а учет выбытия - через счет 46 "Реализация" (вместо счета 47 "Реализация и прочее выбытие основных средств"). В этом случае на счете 02 "Износ основных средств" учитывается также износ нематериальных активов (вместо счета 05 "Амортизация нематериальных активов"). На счете 10 "Материалы" можно вести учет малоценных и быстроизнашивающихся предметов (счет 12), животных на выращивании и откорме (счет 11), а также оборудования (счет 07). Учет долгосрочных (счет 06) и краткосрочных финансовых вложений (счет 58) ведется на одноименных субсчетах счета 58 "Финансовые вложения".

При организации бухгалтерского учета на малых предприятиях допускается применение рабочего плана счетов с большим или меньшим количеством счетов, но следует иметь в виду, что выбранная группа счетов должна обеспечивать учет всех хозяйственных операций, осуществляемых данным малым предприятием в процессе хозяйственной деятельности, с отражением особенностей такого предприятия. Малые предприятия, чья деятельность осуществляется в сфере, не требующей наличия собственных основных средств (или с использованием их на условиях аренды), определенного запаса материалов, учета задолженности покупателей и обязательств поставщикам и подрядчикам, а также процесс производства и реализации продукции которых завершается в течение отчетного месяца, применяют простую форму бухгалтерского учета. (Сущность простой формы учета на малом предприятии состоит в том, что регистрация первичных учетных документов, определение себестоимости продукции и финансового результата производятся в одном бухгалтерском регистре - книге учета хозяйственных операций (форма № К-1). Кроме того, для учета расчетов с работниками по оплате труда, а также с бюджетом по налогам с их доходов бухгалтерия малого предприятия ведет ведомость учета оплаты труда (форма № В-8). Книга учета хозяйственных операций является комбинированным учетным регистром, который содержит все применяемые малым предприятием бухгалтерские счета и позволяет вести учет хозяйственных операций на каждом из них. При этом форма должна быть достаточно детальной для обоснования содержания соответствующих статей бухгалтерского баланса. Этот регистр малое предприятие может вести в виде ведомости, открывая ее на месяц, а при необходимости, используя вкладные листы для учета операций по счетам, - в форме книги, в которой операции учитываются за весь отчетный год. В этом случае книга должна быть прошнурована и пронумерована. На последней странице записывается число содержащихся в ней страниц, которое заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера, а также оттиском печати малого предприятия).

Отчетный год для малых предприятий - период с 1 января по 31 декабря включительно. Первым отчетным годом для создаваемых предприятий считается период с даты приобретения прав юридического лица по 31 декабря включительно, а для предприятий, созданных после 1 октября, - по 31 декабря следующего года включительно.

По итогам хозяйственной деятельности за отчетный период (квартал) организация представляет в налоговый орган до 20-го числа месяца, следующего за отчетным периодом, расчет подлежащего уплате единого налога с зачетом оплаченной стоимости патента, а также выписку из книги доходов и расходов (по состоянию на последний рабочий день отчетного периода) с указанием совокупного дохода (валовой выручки), полученного за отчетный период. При представлении в налоговый орган указанных документов организация предъявляет для проверки патент, книгу учета доходов и расходов, кассовую книгу, а также платежные поручения об уплате единого налога за отчетный период (с отметкой банка об исполнении платежа).

Правила исправления ошибок в бухгалтерских документах

Существуют три способа исправления ошибок:

1) корректурный;

2) дополнительной записи;

3) сторнировочной записи, или «красное сторно», имеются в виду обратные записи на предмет уничтожения неправильной записи.

Корректурный способ предполагает зачеркивание тонкой чертой неправильных сумм и текста так, чтобы можно было прочесть зачеркнутое, и надписи правильных сумм и текста. Одновременно делается оговорка о сделанном исправлении.

Например, если вместо 100 тыс. руб. отражено 120 тыс. руб., следует зачеркнуть 120 тыс. руб. и написать сверху "100 тыс. руб.", а сбоку указать: "зачеркнуто 120 тыс. руб. и сверху написано 100 тыс. руб. Исправленному верить (подпись)".

На денежных документах (чеках, кассовых приходных и расходных ордерах и т. п.) никаких исправлений и помарок не допускается, особенно в цифрах.

Дополнительные записи производятся в тех случаях, когда сумма хозяйственной операции указана меньше надлежащей (ошибочно занижена).

Например, за полученные товары с расчетного счета в банке перечислены 12 тыс. руб. Данная хозяйственная операция отражена правильной корреспонденцией счетов, но сумма ее занижена до 10 тыс. руб. Была сделана следующая бухгалтерская запись: Д-т сч. "Товары", К-т сч. "Расчетный счет" - 10 тыс. руб. Но поскольку за указанные товары следует перечислить 12 тыс. руб., то на недостающую сумму 2 тыс. руб. необходимо составить дополнительную проводку: Д-т сч. "Товары", К-т сч. "Расчетный счет" - 2 тыс. руб.

Дополнительные проводки даются в текущем или следующем месяце. Это правило исправления ошибок применяется в двух случаях: если в учетном регистре отдельной строкой не записаны данные первичного документа и при отражении в учетном регистре ошибочно заниженной суммы хозяйственной операции.

Сторнировочная запись предполагает корреспонденцию по счетам, но отрицательными (красными) числами. Сторнировки могут иметь место при неправильной корреспонденции четов или при записи преувеличенной суммы, если в последнем случае уже нельзя применить корректурный способ. Способ "красное сторно" заключается в том, что первоначальная ошибочная запись повторяется в тех же счетах, но красными чернилами в той же сумме. При суммировании результатов операций записи, сделанные красными чернилами, вычитаются, и таким образом первоначальная ошибочная запись исключается из счетов бухгалтерского учета. После этого делается правильная запись учитываемых хозяйственных операций.

Если в отчетности предприятия за текущий год при инвентаризации или в других случаях допущены искажения отчетных данных, то исправление этих данных производится в отчетах за тот период (месяц, квартал, год), в котором были допущены искажения, а также в нарастающих итоговых данных (за квартал, с начала года) во всех последующих отчетах.

Первичные учетные документы и регистры бухгалтерского учета

Документ в переводе с латинского означает свидетельство, доказательство, в связи с этим любая хозяйственная операция оформляется документом, который подтверждает факт ее свершения и делает бухгалтерскую запись юридически законной. Благодаря документу точно известно место, время, объект учета и ответственные лица. Документом в учете подтверждается законность и обоснованность всœех текущих учетных записей.

• первичные документы;
• учетные регистры;
• отчетные документы.

Под первичным учетом понимают первоначальную стадию учетного процесса, на которой производится измерение данных хозяйственной операции и регистрация их в документах. Документы должны быть составлены в момент совершения операции или непосредственно после ее окончания, они являются первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Документы принимаются к учету, в случае если они правильно оформлены и содержат обязательные реквизиты. Реквизитами принято называть совокупность признаков и показателœей, содержащихся в документе, таковыми являются:

• наименование документа;
• дата составления документа;
• наименование организации, от имени которой составлен документ;
• содержание хозяйственной операции;
• измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
• наименование должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность её оформления;
• личные подписи указанных лиц с расшифровкой.

Все первичные документы имеют унифицированные, ᴛ.ᴇ. типовые формы . К основным первичным документам относятся:

· документы, оформляющие прием и выдачу денежных средств (приходные и расходные кассовые ордера),

· документы по перечислению денежных средств с расчетного счета (платежные поручения),

· документы по поступлению и отпуску материалов (доверенности, требования, акты о приемке, накладные) и т.д.,

Документы подразделяются также на внутренние , которые используются непосредственно на предприятии, и внешние , поступающие от других физических и юридических лиц.

Бухгалтерские проводки , составленные в соответствии с первичными документами, затем переносятся и группируются в учетных регистрах . Τᴀᴋᴎᴍ ᴏϬᴩᴀᴈᴏᴍ, регистры несут вторичную информацию , источником которой были документы. Под учетными регистрами подразумеваются носители упорядоченной информации , в которых систематизируются признаки и показатели хозяйственных операций. Учётные регистры различаются по внешнему виду, способу ведения учета и содержанию.

По внешнему виду учетные регистры подразделяются на книги , карточки и свободные листы . Первыми учетными регистрами можно назвать амбарные книги, которые вели купцы для учета своих товаров. С увеличением числа хозяйственных операций стали применять книги других форм: по учету прихода и расхода материалов, денежных средств и т. п. Позднее, для того чтобы разделить труд между работниками, которые ведут учет, вместо книг стали применять карточки и свободные листы. Карточки предназначены, как правило, для организации учета различных объектов аналитического учета͵ к примеру, инвентарные карточки для учета базовых средств, карточки учета материалов на складе. Свободные листы представляют из себяучетные регистры большого формата͵ они содержат большее количество сведений по сравнению с карточками. К свободным листам относятся ведомости, журналы-ордера и т.д.

По способу ведения учета регистры подразделяются на хронологические , систематические и комбинированные . В хронологических регистрах операции записываются в последовательности, их совершения, к таким регистрам относятся регистрационные журналы. В систематических регистрах операции дополнительно группируются по экономическому содержанию, к примеру, кассовая книга, карточки учета материалов и т.д.

Учётные регистры (или регистры бухгалтерского учета) - ϶ᴛᴏ таблицы специальной формы (книги, журналы, карточки, ведомости и пр.). Регистры классифицируются по разным признакам: по характеру записей; по объёму содержания; по форме построения; по внешнему виду, по способу заполнения.

На вопрос, что является результатом работы бухгалтера, можно ответить одним словом - отчетность. Отчетные документы составляются в конце каждого квартала по данным учетных регистров. Отчетность - это набор форм и показателœей, а также пояснительных материалов к ним, отражающих результаты финансово-хозяйственной деятельности предприятия.

Под документооборотом в бухгалтерском учете понимают порядок и путь прохождения документов по всœем инстанциям с момента их составления до сдачи в архив.

Движение первичных документовв бухучёте регламентируется графиком документооборота͵ который составляется бухгалтером и утверждается руководителœем предприятия. В графике документооборота устанавливается назначение первичных документов, порядок их оформления и сроки сдачи в архив. График документооборота должна быть оформлен в виде схемы, графика или перечня работ, с указанием исполнителœей и сроков движения документов. Каждому исполнителю вручается выписка из графика документооборота͵ в которой перечисляются документы, относящиеся к сфере его деятельности, и сроки предоставления этих документов. Контроль за выполнением графика документооборота осуществляет главный бухгалтер.

Все первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы подлежат передаче в архив. До передачи документов в архив они хранятся в бухгалтерии в специальных шкафах или сейфах. Установлены определœенные правила и сроки хранения документов в архиве. К примеру, первичные и учетные документы хранятся в течение 5 лет, инвентаризационная документация, акты проведения ревизии - 3 года, бухгалтерские отчеты и балансы, квартальные балансы - 3 года, годовые - 10 лет, лицевые счета рабочих и служащих - 75 лет и т.д.

Первичные учетные документы и регистры бухгалтерского учета - понятие и виды. Классификация и особенности категории "Первичные учетные документы и регистры бухгалтерского учета" 2014, 2015.

Лекция 3. Бухгалтерский баланс

3.1 Понятие бухгалтерского баланса

3.2 Строение и содержание баланса

Бухгалтерский баланс

3.3 Виды балансов

3.4. Изменения в балансе, вызываемые хозяйственными операциями

Лекция 4. Счета и двойная запись. Система счетов и порядок отражения в них хозяйственных операций

4.1 Понятие о счетах бухгалтерского учета. Их сущность и назначение.

Счет_________________________________

4.2. Двойственное отражение хозяйственных операций на счетах, его сущность и значение

4.3. Понятие учетной записи. Простая и сложная учетная запись.

4.4. Синтетические и аналитические счета, их назначение и взаимосвязь. Субсчета

Виды счетов бухгалтерского учета

I порядка

II порядка

III порядкаАналитические

4.5. Оборотные ведомости, их контрольное значение. Шахматная форма оборотной ведомости

Синтетического учета

Лекция 5. Классификация счетов бухгалтерского учета

5.1 Понятие и основные принципы классификации счетов

5.2 Классификация счетов по экономическому содержанию

01, 07, 03, 10, 11, 41, 43

16, 44

25, 94

90, 91, 99

02, 05, 14, 42, 59

08, 15, 20, 23, 28, 29

50, 51, 52, 55, 57, 06, 58

63, 96, 98

80, 82, 83, 84

62, 71, 73

60, 66, 67, 68, 70

69, 75, 76, 79

5.4. План счетов бухгалтерского учета, его назначение и содержание

Лекция 6. Стоимостное измерение и методологические основы учета хозяйственных процессов

6.1 Оценка объектов бухгалтерского учета, ее цели и принципы

Полученных безвозмездно

6.2 Сущность калькуляции. Принципы группировки затрат

Классификация затрат, включаемых в себестоимость продукции (работ, услуг)

6.3 Отражение на счетах бухгалтерского учета процесса приобретения (заготовления) имущества (активов)

1 Вариант - по внутренним планово-учетным ценам,

2 Вариант - по фактической себестоимости.

2. Особенности процесса заготовления (приобретения) материальных ценностей по фактической себестоимости.

3. Особенности учета заготовления (приобретения) основных средств

6.4. Отражение на счетах бухгалтерского учета процесса производства

6.5. Отражение на счетах бухгалтерского учета процесса реализации

Лекция 7. Первичное наблюдение, документирование и инвентаризация

7.1 Место первичного наблюдения в бухгалтерском учете

7.2 Документация, ее сущность и значение. Классификация документов

7.3. Требования, предъявляемые к оформлению документов. Порядок приемки документов, бухгалтерская обработка и хранение

7.4. Инвентаризация. Виды инвентаризации

7.5. Порядок проведения инвентаризации и оформления ее результатов. Отражение результатов инвентаризации на счетах бухгалтерского учета

Лекция 8. Учетные регистры и формы бухгалтерского учета

8.1 Учетные регистры, их сущность и значение

8.2 Виды и формы учетных регистров, их классификация

8.3 Принципы построения форм бухгалтерского учета

8.4 Приемы исправления ошибок в учете

Лекция 9. Основы бухгалтерской отчетности

9.1 Сущность и значение бухгалтерской отчетности

9.2 Виды отчетности и ее содержание

9.3 Общий порядок и сроки составления, представления отчетности. Публикация отчетности

Лекция 10. Основы организации бухгалтерского учета

10.1 Принципы организации бухгалтерского учета. Госрегулирование и методологическое руководство бухгалтерским учетом и отчетностью

10.2 Ведение бухгалтерского учета в организации. Компетенция главного бухгалтера

10.3 Учетная политика организации, ее содержание и принципы формирования

10.4 Международные стандарты бухгалтерского учета и отчетности

Лекция 11. Возникновение и развитие хозяйственного учета

11.1 Исторические предпосылки возникновения хозяйственного учета

11.2 Характерные черты древнего учета

11.3 Учетная система Древнего Египта

11.4 Особенности древнегреческого учета

11.5 Характеристика римской системы учета

Лекция 12.Возникновение и развитие двойной бухгалтерии

12.1 Предпосылки возникновения двойной бухгалтерии

12.2 Сущность двойной бухгалтерии. Закон двойного счета

12.3 Двойная бухгалтерия во Франции

12.4 Учет в России до реформ Петра I

12.5 Возникновение учета как науки. Основоположники учета как науки, их идеи и влияние на развитие учета

Лекция 8. Учетные регистры и формы бухгалтерского учета

Вопросы: 8.1Учетные регистры, их сущность и значение.

8.2 Виды и формы учетных регистров, их классификация.

8.3 Принципы построения форм бухгалтерского учета.

8.4 Приемы исправления ошибок в учете.

8.1 Учетные регистры, их сущность и значение

Хозяйственные операции после их совершения должны быть отражены в бухгалтерском учете. Чтобы получить необходимые сведения о хозяйственной деятельности следует все данные, со­держащиеся в первичных документах, сгруппировать в соответствии с их экономическим содержанием по счетам. Такая запись по счетам осуществляется в учетных регистрах. Учетные регистры представляют таблицы специальной формы, предназначенные для регистрации хозяйственных операций.

Регистр бухгалтерского учета – документ, в котором производятся регистрация, накопление и систематизация учетной информации, содержащейся в первичных учетных документах, натуральных и стоимостных показателях или в стоимостных показателях.

Правильность отражения хозяйственных операций в регистрах бухгалтерского учета обеспечивают лица, составившие и подписавшие их. Регистры могут составляться на бумажных или машинных носителях информации по типовым формам регистров бухгалтерского учета.

Регистры бухгалтерского учета должны содержать следующие сведения: наименование регистра; наименование организации; период (начало и окончание) регистрации хозяйственных операций; хронологическую и (или) систематическую группировку хозяйственных операций; оценку хозяйственных операций в натуральных и стоимостных показателях; должности лиц, ответственных за ведение регистра, их фамилии, инициалы и подписи.

В регистрах бухгалтерского учета (за исключением регистров бухгалтерского учета, составленных в форме электронного документа) допускаются исправления.

8.2 Виды и формы учетных регистров, их классификация

Учетные регистры

По внешнему виду

Карточки

Свободные листы

Машинограммы

По назначению

По объему информации

По форме графления

По признаку унификации

По материальной основе

Хронологические

Систематические

Комбинированные

Синтетические

Аналитические

Комбинированные

Односторонние

Двухсторонние

Многографные

Бумажные

Безбумажные

Отраслевые

Специализированные

Поквартальные

Помесячные

По времени ведения

Рис. 1.Классификация учетных регистров

8.3 Принципы построения форм бухгалтерского учета

В бухгалтерском учете для регистрации хозяйственных операций используется большое количество разнообразных учетных регистров, записи в которых могут производиться в различной последовательности и сочетании, а для учета и обработки могут применяться различные технические средства вычислительной техники.

Форма бухгалтерского учета – порядок осуществления и обобщения записей на счетах бухгалтерского учета и совокупность регистров бухгалтерского учета, в которых производятся такие записи.

Признаками, отличающими одну форму бухгалтерского учета от другой, являются:

1 – внешний вид;

2 – строение и количество регистров;

3 – назначение и содержание учетных регистров;

4 – взаимосвязь и сочетание хронологических и систематических записей, регистров синтетического и аналитического учета;

5 – последовательность учетных записей;

6 – степень использования средств автоматизации в учетном процессе.

Организация самостоятельно выбирает форму бухгалтерского учета и технологию обработки учетной информации, закрепляя это в учетной политике. В процессе исторического развития на практике применялось множество разных форм.

Первую форму бухгалтерского учета называют староитальянской, в которую входили три книги – мемориал, журнал, главная книга.

Второй формой бухгалтерского учета была новоитальянская – где велись уже первые документы, произошло разграничение синтетического и аналитического учета, ведение книг для аналитического учета, ведение оборотных ведомостей по синтетическим и аналитическим счетам с ежемесячной сверкой.

В настоящее время в Республике Беларусь организации могут применять одну из следующих форм учета: мемориально-ордерную, журнально-ордерную, автоматизированную и упрощенную.

При использовании мемориально-ордерной формы на каждый первичный документ или группу однородных документов, т. е. на каждую хозяйственную операцию составляется мемориальный ордер, где указывается его номер, краткое содержание операции, дебет и кредит счетов, сумма операции.

Мемориальный ордер №____

за _____ 20__ г.

	Корреспондирующий счет			Сумма, руб.

После составления они регистрируются в хронологическом порядке в журнале, где им присваивается постоянный порядковый номер.

Регистрационный журнал

за _______________ 20__ г.

Документы, на основании которых составляется мемориальный ордер, прикрепляются к нему. Мемориальные ордера после их регистрации в регистрационном журнале используются для записи операций на синтетических счетах в Главной книге. Она имеет развернутую двухстороннюю форму. Для каждого синтетического счета в ней отводится отдельный разворот двух страниц. Данные Главной книги используются для составления оборотной ведомости по счетам синтетического учета. Аналитический учет ведется на карточках, записи в которые осуществляются на основании документов, прилагаемых к мемориальным ордерам.

Документы

Кассовая книга

Мемориальные ордера

Книги (карточки) аналитического учета

Регистрационный журнал

Главная книга

Оборотная ведомость по синтетическим счетам

Рис. 2. Мемориально-ордерная форма учета

Условные обозначения:

запись информации;

сверка записей.

Данная форма учета рассчитана в основном на использование ручного труда и практически не приспособлена к автоматизации.

В сельскохозяйственных организациях предполагает использование 17 журналов-ордеров, а также вспомогательных ведомостей, разработанных таблиц. Информация о совершенных операциях из первичных документов группируется в накопительной ведомости и после подсчета итоговых данных переносится в соответствующие журналы-ордера, однако данные первичных документов могут сразу же переносится в журналы-ордера. В основу построения журналов-ордеров положен кредитовый признак в корреспонденции с дебетуемыми счетами.

Первичные учетные документы

Кассовая книга

Группировочные и накопительные ведомости

Журналы-ордера

(ведомости)

Регистры аналитического учета

Главная книга

Оборотные ведомости по аналитическим счетам

Рис 3. Журнально-ордерная форма учета

Некоторые журналы-ордера предназначены для отражения операций по кредиту нескольких счетов. В журналах-ордерах, совмещающих синтетический и аналитический учет, предусмотрены необходимые статьи аналитического учета.

Итоговые данные журналов-ордеров в конце месяца переносятся в Главную книгу, которая используется для обобщения их данных, а также для взаимной проверки правильности записи по счетам и для составления баланса. Главная книга открывается на год.

Для каждого счета в Главной книге отводится отдельная таблица (страница), где записывают остатки на начало месяца, оборот по кредиту одной общей суммой из соответствующего журнала-ордера. Обороты по дебету собираются из различных журналов-ордеров, т.е. Главная книга ведется по дебетовому признаку . Сумма всех дебетовых и кредитовых оборотов и сальдо по дебету и кредиту должны быть равны в Главной книге.

Автоматизированная форма учета основывается на применении и использовании ПЭВМ и создании автоматизированных рабочих мест (АРМ) непосредственно в бухгалтерии, что позволяет автоматизировать обработку учетных данных от их ввода до формирования выходных форм. При этом ввод данных производится однократно, а использование – многократно в разрезе различных уровней пользования.

Все используемые в настоящее время программные продукты («1С: Бухгалтерия», «Галактика», «Ветразь» и др.) могут отличаться формами выходных документов и приемами ввода первичных данных, но их объединяет то, что они функционируют на основе взаимо­действия элементов метода бухгалтерского учета: документации, счетов, двойной записи на счетах, баланса, инвентаризации, отчетности, оценки и калькуляции.

Особенностью данной формы учета является централизованный сбор и распределение данных между различными подсистемами учета: «Учет основных средств», «Учет производственных запасов», «Учет готовой продукции и ее реализации», «Учет финансово-расчетных операций», «Учет труда и заработной платы», сводный учет и составление отчетности и получения выходной информации – ма­шинограмм, которые по содержанию соответствуют регистрам синтетического и аналитического учета. Автоматизация учета ускоряет процесс обработки и получения информации.

Первичная информация по операциям

Хранение информации (баз данных)

Обработка информации по программе

Нормативно-справочная информация

Регистры

Отчетность

Документация

Рис. 4. Автоматизированные формы учета

Применяется в организациях малого бизнеса.При использовании данной формы из 66 синтетических счетовдействующего Плана счетов применяются 20-25 счетов, а все хозяйственные операции регистрируют в Книге учета хозяйственных операций по форме К-1. Книга учета хозяйственных операций является регистром синтетического и аналитического учета.

Первичные документы

Оборотная ведомость

Кассовая книга

Ведомости (В-1 до В-8)

Карточки аналитического учета

Баланс и другие формы отчетности

Шахматная ведомость (В-9)

Рис. 5. Упрощенная форма бухгалтерского учета

В организациях производственной сферы деятельности, наряду с Книгой учета хозяйственных операций и Кассовой книгой, рекомендуется использо­вать дополнительно 9 ведомостей:

Ведомость учета основных средств, начисления амортизации по ним – форма № В-1;

Ведомость учета производственных запасов и готовой продукции – форма № В-2;

Ведомость учета затрат на производство – форма № В-3;

Ведомость учета денежных средств и фондов – форма № В-4;.

Ведомость учета расчетов и прочих операций – форма № В-5;

Ведомость учета реализации – форма № В-6;

Ведомость учета расчетов с поставщиками – форма № В-7;

Ведомость учета заработной платы – № В-8;

Ведомость (шахматная) – форма № В-9.

Итоговые данные по счетам в Книге учета хозяйственных опе­раций являются основанием для составления оборотного баланса (оборотной ведомости по счетам).

Для начала, давайте рассмотрим бухгалтерские регистры и сопоставим его с законом о бухгалтерском учете № 402-ФЗ. Любая хозяйственная операция должна быть зарегистрирована с использованием принципа двойной записи (с помощью бухгалтерской проводки). Первичные документы служат основанием для регистрации хозяйственной операции. Информацию, которая накоплена на счетах учета, необходимо отразить в учетных регистрах.

Учетные регистры это такие таблицы, в которых группируется учетная информация об имуществе и обязательствах организации. Она может отражаться в хронологическом или в каком-либо другом систематизированном порядке.

Главное - не путать учетные регистры с объектами платформы «1С:Предприятие 8» -регистрами бухгалтерии, накопления, сведений, расчетов. Объекты платформы используются программистами для реализации алгоритмов. А учетные регистры – это отчетная форма бухгалтерского учета, которая содержит информацию о хозяйственной деятельности организации.

В существуют различные виды учетных регистров. Некоторые из них приведены на рисунке. Также каждая организация может разрабатывать и свои учетные регистры. Если учетные регистры разрабатываются самостоятельно, они должны быть утверждены руководителем.

Итак, в учетных регистрах определенным образом группируется информация о хозяйственных операциях на основании принципа двойной записи. Затем, на основании данных регистров, формируется отчетность, которую можно предоставить в контролирующий орган. Контролирующий орган может запросить какие-либо пояснения по отчетности, а организация, в свою очередь, должна предоставить учетные регистры по запрашиваемой информации. Учетные регистры могут храниться в бумажном виде и в электронном виде. Если учетные регистры хранятся в электронном виде, они должны быть подписаны электронно-цифровой подписью. Если необходимо будет предоставить такие учетные регистры в контролирующий орган, то следует приложить и бумажные копии этих электронных регистров.

Закон № 402-ФЗ устанавливает обязательные реквизиты регистров бухгалтерского учета (ч.4, статья 10):

● название регистра, например, Оборотно-сальдовая ведомость или «Анализ счета»

● название экономического субъекта, составившего регистр, например, название организации

● дата начала и окончания ведения регистра и (или) период, за который составлен регистр

● хронологическая или систематическая группировка объектов бухгалтерского учета (например, информация может быть представлена по счетам учета)

● величина денежного измерения объектов бухгалтерского учета с указанием единицы измерения

● название должностей лиц, ответственных за ведение регистра

● подписи лиц, ответственных за ведение регистра, с указанием их фамилий и инициалов, либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

В учетном регистре исправления могут вноситься только лицами, ответственными за ведение данных регистров. Если вносится исправление, необходимо указать дату исправления и поставить подпись и инициалы ответственного лица.

Нами наглядно был рассмотрен «ручной» способ ведения бухгалтерского учета. В реализован автоматизированный способ ведения учета. Задача пользователя – корректно внести первичные документы, а учетные регистры сформируются автоматически. А на основании данных учетных регистров сформируется отчетность. При использовании автоматизированного способа ведения учета не важно, в какой последовательности будут заполнены учетные регистры.