Кто входит в среднесписочную численность работников.

Правила и нормы для расчёта среднесписочной численности работников в 2018 году регламентируются и задаются Приказом Росстата от 28/01/2013 № 428, а также Инструкцией по статистике численности и заработной платы рабочих и служащих от 17/09/1987 № 17-10-0370.

Скачать форму сведений о среднесписочной численности в Excel или PDF

Отчёт о среднесписочной численности персонала необходим для выполнения требований законодательства при заполнении бланков следующих деклараций:

Расчет по начисленным и уплаченным страховым взносам на обязательное социальное страхование (форма 4-ФСС);
Расчет по начисленным и уплаченным страховым взносам на обязательное пенсионное страхование (форма РСВ-1 ПФР);
Сведения о среднесписочной численности работников за предшествующий календарный год (форма по КНД 1110018);
Сведения о численности, заработной плате и движении работников (форма П-4);
Сведения об основных показателях деятельности малого предприятия (форма N ПМ);

От показателя среднесписочной численности зависят:

Возможность получения льгот по налогам, если предприятие использует труд инвалидов (НДС, налог на прибыль, налог на имущество и земельный налог);
И необходимость направлять в налоговую службу декларации за прошлый год в виде электронного документа, если численность персонала предприятия выше, чем сто чел. (статья восемьдесят НК РФ);

Информация о среднесписочной численности персонала должна готовиться фирмой независимо от того, есть ли в штате компании сотрудники, ведёт ли компания активную операционную деятельность. В случае отсутствия персонала в штате фирмы, в соответствующем поле бланка отчётной формы необходимо поставить цифру ноль. Среднесписочная численность рассчитывается как для давно работающего предприятия, так и для только что созданного (до двадцатого числа месяца, который идёт за месяцем учреждения фирмы) и для закрывающегося предприятия (сведения должны готовиться не за месяц, а на конкретную дату ликвидации общества).

Кто входит в расчёт среднесписочной численности

Для расчёта среднесписочной численности в 2018 году необходимо учитывать следующие категории работников:

Собственники фирмы, работающие и получающие в ней зарплату;
Работники в штате компании, имеющие с трудовые договора с компанией;
Совместители, если они не являются сотрудниками данной фирмы;
Ученики, которые во время каникул проходят на предприятии производственную практику (если с ними были оформлены договора ГПХ);
Военнослужащие, а также отбывающие наказание в колониях-поселениях, если они задействуются в работе фирмы по соответствующим договорам с государственными учреждениями;

В расчёте среднесписочной численности должны принимать участие как явившиеся на работу сотрудники фирмы, так и те сотрудники, которые отсутствуют на работе по каким-либо обстоятельствам (например, направлены в командировку, болеют, взяли отпуск и.т.п.).

Не включаются в расчёт среднесписочной численности следующие категории работников:

Женщины в периоды отпусков по беременности и родам;
Работники компании, взявшие отпуск по уходу за ребёнком;
Работники предприятия, взявшие дополнительный учебный отпуск без сохранения зарплаты;
Работники фирмы, сдающие вступительные экзамены в ВУЗы и взявшие дополнительный отпуск без сохранения заработной платы;
Выполняющие работы по авторским договорам;
ИП, если предприниматель работает по договору ГПХ;
Штатные работники компании, являющиеся одновременно внешними совместителями, или работающие параллельно по договору ГПХ характера со своей организацией (они учитываются только один раз, как штатная единица);
Написавшие заявление об увольнении и не выходящие после этого на работу сотрудники;
Сотрудники, которые были переведены на работу в другую организацию или направлены на работу за границу;
Работники, направленные на обучение с отрывом от работы;
Лица, с которыми заключён ученический договор, которые получают за время обучения стипендию;
Адвокаты, военнослужащие и члены кооперативов (без трудового договора);

Особым образом учитываются в среднесписочной численности сотрудники с продолжительностью рабочего времени менее нормальной (нормальная - сорок час. в неделю). Их численность должна учитываться в прямой пропорции к отработанному времени. Например, сотрудник, которому была установлена 20-ти часовая рабочая неделя («полставки»), должен учитываться в списочной численности как 0,5 штатной единицы.

Важно, что к данной категории не относятся сотрудники с сокращённым рабочим временем. ТК РФ устанавливает сокращённое рабочее время для инвалидов, работников в возрасте до восемнадцати лет а также, в отдельных случаях, работников, совмещающих работу с обучением.

В случаях перевода персонала на неполное рабочее время по инициативе компании (например, снизился объем производства и все работают 4 дня в неделю по 8 часов вместо обычных 5-ти), работники должны учитываться в среднесписочной численности по стандартным правилам – ка целые штатные единицы.

База для расчёта среднесписочной численности

Среднесписочная численность сотрудников фирмы должна рассчитываться на базе табельного учёта. Фирма должна ежедневно учитывать списочную численность своих сотрудников в табелях рабочего времени. В состав списочной численности необходимо включать следующих работников компании:

Вышедшие на работу и выполняющие свои трудовые обязанности сотрудники;
Имеющие в данный день месяца выходной, по графику работы предприятия;
Получившие выходной или день отдыха в соответствии с ТК РФ (за переработку, работу в выходные и праздники т.п.);
Персонал, не вышедший на работу в учитываемый день связи с болезнью, находящиеся в отпуске любого вида или в командировке;
Персонал, находящийся в учебном отпуске, но только когда за работником сохраняется заработная плата;
Работники, не присутствующие на рабочих местах по причине прогула;
Находящиеся на работе, но фактически не работающие из-за простоя, или находящиеся в забастовке работники;

Проще говоря, в списочную численность включаются все работники компании, вне зависимости от их явки или неявки на работу в учитываемую дату.

Формула расчёта среднесписочной численности за месяц

Различается расчёт среднесписочной численности для работников с полной занятостью и для следующих категорий работников: работников с неполною занятостью и внешних совместителей, работников по договорам ГПХ.

К категории работников с неполной занятостью не относятся работники с сокращённой продолжительностью рабочего времени (инвалиды, работники в возрасте до восемнадцати лет и др. категории). Эти работники учитываются в среднесписочной численности по правилам для работников с полной занятостью, то есть как целые штатные единицы.

Среднесписочная численность работников с полной занятостью за месяц равна сумме списочной за каждый день месяца, делённой на количество календарных дней месяца. Важно, что списочная численность должна быть определена за каждый день месяца, независимо от того, является ли он рабочим, нерабочим ли праздничным. Полученная сумма также делится на полное количество календарных дней месяца.

Как посчитать списочную численность в нерабочий или выходной день? Списочная численность выходного дня равна списочной численности за предыдущий рабочий день. Если подряд идёт несколько выходных дней, списочная численность каждого из них равна последнему предшествующему рабочему дню.

В целях подсчёта среднесписочной численности работников с неполной занятостью , внешних совместителей и работников по договорам ГПХ, необходимо сделать перерасчёт на полную занятость. Прежде всего для этого требуется определить отработанное ими количество человекодней.

Количество отработанных человекодней равняется сумме отработанных человекочасов, делённой на установленную конкретному работнику продолжительность рабочего дня. Иными словами, для работников с разной продолжительностью рабочего дня расчёт надо проводить отдельно. Основные варианты неполной продолжительности рабочего дня:

При 36ти часовой пятидневке – 7,2 часа;
При 36ти часовой шестидневке – 6 часов;
При 24часовой пятидневке – 4,7 часа;
При 24часовой шестидневке – 4 часа;

При этом, если сотрудник в рабочий день болел, был в отпуске или прогуливал работу, эти дни включаются в расчёт отработанных человеко-часов по количеству отработанных часов предшествующего рабочего дня.

После расчета общего количества отработанных человекодней необходимо вычисляется среднесписочная численность в пересчёте на полную занятость. Для этого общее количество отработанных человекодней делится на количество рабочих дней в месяце.

Формула расчета среднесписочной численности работников с неполной занятостью:

Существует еще один, возможно более простой, метод расчета среднесписочной численности работников с неполным рабочим днем. Для этого надо поделить продолжительность неполного рабочего времени на нормальную (8 часов). Например, если сотрудник работает 4,7 часа в день, но он учитывается за каждый рабочий день как 0,5875 штатной единицы. Затем полученное значение необходимо умножить на количества отработанных сотрудником дней за месяц. Далее, считается сумма полученных значений по всем работникам с неполным рабочим днем, и эта сумма делится на число рабочих дней по календарю.

В окончательном расчёте среднесписочной численности по предприятию в целом итоговые значения по всем категориям работников суммируются и округляются до целого числа по общим правилам округления: если после запятой получается цифра 5 или больше, то число округляется вверх.

Пример расчёта среднесписочной численности за месяц

Рассмотрим пример расчёта среднесписочной численности в организации на примере февраля 2016 года. Например, на первое февраля в компании фактически числилось 50 сотрудников. 10 февраля на работу было принято ещё 10 сотрудников. А 25 февраля 5 человек уволилось. Рассчитаем показатель среднесписочной численности для этой организации:

ССЧ = (9*50+16*60+3*55) / 28 = 56,25 ~ 56 человек

Онлайн калькулятор расчёта среднесписочной численности

Среднесписочная численность должна рассчитываться автоматически в системах кадрового учёта и расчёта заработной платы (например, в 1С). Также расчёт среднесписочной численности в 2017 году вы можете провести с помощью нашего онлайн – калькулятора. Для расчёта на месяц необходимо ввести данные о списочной численности на каждую дату месяца в соответствующие ячейки таблицы. Оранжевым цветом выделены выходные дни (Внимание, выходные дни соответствуют календарю 2015 года! Для расчета среднесписочной численности на 2016 год нужно отредактировать формулы в ячейках в соответствии с графиком выходных и рабочих дней).

Формула расчёта среднесписочной численности за квартал, год

Среднесписочная численность работников организации за квартал равна сумме среднесписочной численности за каждый месяц квартала, делённой на три.

Формула расчёта среднесписочной численности с начала года

Для отдельных видов отчётности иногда требуется рассчитать численность с начала года, например за 5 месяцев. Формула расчёта среднесписочной численности в этом случае аналогична квартальной. Сумма среднесписочной численности каждого месяца отчётного периода делится на количество месяцев отчётного периода.

Предоставление сведений о среднесписочной численности

ИП предоставляют данные о среднесписочной численности по месту регистрации. ООО подают сведения по месту расположения своего офиса. Существует три способа предоставления сведения – лично в ФНС, по почте или электронно по телекоммуникационным каналам связи.

Сроки предоставления справки о среднесписочной численности – до двадцатого января. Для только что учрежденных предприятий – до двадцатого числа месяца, следующего за датой учреждения фирмы.

Штраф за непредставление справки о среднесписочной численности составляет 200 рублей.

Численность занятых в экономике страны лиц - это совокупность работников на предприятиях всех форм собственности. При расчете этого показателя важно не допустить повторной калькуляции, так как многие люди работают сразу на нескольких организациях. Прием и выбытие сотрудников оформляются приказом директора. В бухгалтерии также должен быть расчет среднесписочной численности работников (за 2014 год, например). Эти данные подаются при заполнении формы РВС - 1 и 4-ФСС.

Понятие

— 2 сотрудника трудились по 4 часа в течение 10 дней. Они учитываются как 0,5 единицы;

— 3 человека работали по 2 часа 20, 7 и 5 дней соответственно. Они учитываются как 0,25 человека (2\8).

Средняя численность таких сотрудников составила:

(0,5 x 10 х 2 + 0,25 x 20 + 0,25 x 7 + 0,25 x 5) : 20 рабочих дня в месяце = 0,9 человека.

Эта цифра будет использоваться в дальнейших расчетах.

Данные за квартал и более продолжительные периоды

Численность работников за три месяца опре-деляется путем суммирования данных за предыдущие 90 дней и деления суммы на 3.

Пример

В январе в организации трудилось 494 человек, в феврале — 498 человек, в марте — 502 чел. СЧР = (494 + 498 + 502) : 3 = 498 человек.

Если предприятие работало неполный квартал, то расчет производится путем суммирования данных за месяцы и деления суммы на 3. Формула расчета среднесписочной численности работников за год выглядит аналогичным образом. Суммируются данные за все отработанные месяцы, а полученный результат делится на 12. Вот как рассчитать среднесписочную численность работников за год для ИФНС.

Пример

Оставим условия задачи предыдущего примера. За шесть месяцев СЧР можно вычислить двумя способами: на основе месячных и квартальных данных.

СЧР 1 вариант = (215 + 221 + 215 + 235 + 228 + 224) : 6 = 223 человека.

СЧР 2 вариант = (217 + 229) : 2 = 223 человека.

Аналогично происходит расчет среднесписочной численности работников за год.

Пример калькуляции СЧР на вновь созданных организациях

Предприятие проработало неполный период. Организация была основана 26 ноября. В этот день на ней трудилось 150 человек. За три дня до конца месяца было принято еще 15 сотрудников. СЧР за декабрь составила 168 человек. Как посчитать среднесписочную численность работников за год?

СЧР за ноябрь = (150 х 3 + 165 х 2) : 30 = 26 чел.

СЧР за 4 кв. = (26 + 168) : 3 = 64,6 чел.

СЧР за год = (26 + 168) : 12 = 16,17 чел.

На предприятии, которое функционировало более одного месяца, было занято 17 человек в пересчете за год. Эти работники могли быть в составе других предприятий все остальное время. Там они также учтены пропорционально времени работы. Не имеет значения, на скольких предприятиях человек отработал за год. Он учитывается как целая единица, только если трудился все 12 календарных месяцев. Расчет всегда идет пропорциональный. Если человек работал 4 месяца, то при калькуляции он будет учтен как 4/12 = 0,33.

Задача

В ООО установлена 40-часовая 5-дневная неделя. С января по ноябрь работало 15 человек, в декабре четверо лиц было уволено. На сентябрь и октябрь с 5 сотрудниками были заключены договора на неполный день, по которым они трудились ежедневно по 4 часа. В течение года на предприятии работало 3 совместителя, которые числятся в другой компании. Как рассчитать среднесписочную численность работников за год? Формула:

(СЧР янв + … + СЧР дек) : 12

Так как совместители при калькуляции не учитываются, то с января по ноябрь СЧР была равна 15 чел., в декабре - 11. Посчитаем количество лиц, которые присутствововали на предприятии не все время. В сентябре и октябре было по 22 трудовых дня:

(4 часа x 5 сотрудников x 22 дн.) : 8 часов: 22 дн. = 2,5 чел.

СЧР за сентябрь и октябрь составила: 15 + 2,5 = 17,5 чел.

Подставим эти значения в формулу:

СЧР за год = (15 х 9 + 17,5 х 2 + 11) : 12 = 181: 12 = 15 человек.

Вывод

С целью учета трудовых кадров на предприятии, а также формирования статистических данных рассчитывается показатель среднесписочной численности. Он представляет собой количество лиц, которые трудятся в организации в определенный период. Сначала считается значение показателя за день, потом за более продолжительный срок. Особенности расчета каждой цифры разные, но общее правило одно: при калькуляции нельзя допускать двойного счета. Один и тот же человек может одновременно трудиться в нескольких структурах. Поэтому внешние совместители, уволенные, военнослужащие и прочие лица не учитываются в списочном составе организации. Данные, рассчитанные за более короткий период (день, месяц), используются для калькуляции показателя за более длительный срок (полугодие, год).

Среднесписочная численность работников: общий порядок и формула расчета

При расчете среднесписочной численности следует руководствоваться порядком, который Росстат предписывает применять для заполнения статистической формы П-4. Этот порядок утвержден приказами Росстата:

от 28.10.2013 № 428 — для применения за периоды 2015-2016 годов (в т. ч. для составления отчетности по численности для ИФНС за 2016 год);
от 26.10.2015 № 498 — для использования в 2017 году;
от 22.11.2017 № 772 — начиная с 2018 года.

Общую формулу расчета среднесписочной численности работников за год можно представить следующим образом (п. 79.7 указаний Росстата №772):

СрЧ год = (СрЧ 1 + СрЧ 2 + ... + СрЧ 12) / 12,

СрЧ год — это среднесписочная численность за год;

СрЧ 1, 2 и т. д. — среднесписочная численность за соответствующие месяцы года (январь, февраль, ..., декабрь).

В свою очередь, для расчета среднесписочной численности работников за месяц нужно просуммировать списочную численность за каждый календарный день месяца, включая праздники и выходные, и разделить эту сумму на число календарных дней этого месяца.

Среднесписочная численность вновь созданной организации: важная особенность

Вновь созданные организации при расчете суммируют среднесписочную численность за все отработанные в соответствующем году месяцы и делят полученную сумму на 12, а не на количество месяцев работы, как можно было бы предположить (п. 79.10 указаний Росстата № 772).

Например, организация создана в сентябре. Среднесписочная численность работников в сентябре составляла 60 чел., в октябре — 64 чел., в ноябре — 62 чел., в декабре — 59 чел. Среднесписочная численность работников за год составит 20 человек:

(60 + 64 + 62 + 59) / 12.

О процедуре подачи сведений о среднесписочной численности в налоговую читайте в статье «Подаем сведения о среднесписочной численности работников» .

Списочная численность работников: что это и как ее посчитать

Списочная численность — это численность персонала организации на определенный календарный день месяца. В нее включаются все работники, с которыми заключены трудовые договоры, включая временных и сезонных. Причем не только те, кто фактически отработал этот день, но и те, кто отсутствовал на работе, например, был в командировке, на больничном, в отпуске (в т. ч. за свой счет) и даже прогулял работу (полный перечень см. в п. 77 указаний Росстата № 772).

внешние совместители;
работающие по договорам ГПХ;
собственники, не получающие в организации зарплату и др.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Работницы, находящиеся в декрете или «детских» отпусках, в общем случае включаются в списочную численность, но не учитываются в среднесписочной. Но если они трудятся неполный день или на дому с сохранением пособия, с 2018 года , в ССЧ их учитывают (п. 79.1 указаний Росстата № 772).

Как учитывать работников неполного дня

Здесь все зависит от того, на каком основании применяется неполная занятость.

Если неполный рабочий день — инициатива работодателя или требование закона, таких работников считают за полную единицу. А если неполное время установлено трудовым договором, штатным расписанием или с письменного согласия работника, то пропорционально отработанному времени в следующем порядке (п. 79.3 указаний Росстата № 772):

Рассчитывают общее количество отработанных человеко-дней. Для этого делят отработанные человеко-часы на продолжительность рабочего дня, исходя из длительности рабочей недели:

при 40-часовой рабочей неделе — на 8 часов (при 5-дневной рабочей неделе) или на 6,67 часа (при 6-дневной);
при 36-часовой — на 7,2 часа (при 5-дневной рабочей неделе) или на 6 часов (при 6-дневной);
при 24-часовой — на 4,8 часа (при 5-дневной рабочей неделе) или на 4 часа (при 6-дневной).

Определяют среднюю численность не полностью занятых работников за отчетный месяц в пересчете на полную занятость. Для этого делят отработанные человеко-дни на число рабочих дней по календарю в отчетном месяце. При этом за дни болезни, отпуска, неявок в число отработанных человеко-часов условно включаются часы по предыдущему рабочему дню.

Поясним на примере (для обычной 40-часовой 5-дневной рабочей недели).

В организации 7 работников в октябре были заняты неполное рабочее время:

четверо работали 23 дня по 4 часа, их считаем как 0,5 человека (4,0: 8 часов);
трое — по 3,2 часа в день 23, 15 и 10 рабочих дней соответственно — это 0,4 человека (3,2: 8 часов).

Тогда средняя численность составит 2,8 чел.:

(0,5 × 23 × 4 + 0,4 × 23 + 0,4 × 15 + 0,4 × 10) / 22 рабочих дня в октябре.

О том, какой может быть продолжительность рабочего времени, читайте в материале «Нормальная продолжительность рабочего времени не может превышать?» .

Итоги

Расчет среднесписочной численности работников осуществляется всеми работодателями и ежегодно сдается в ИФНС. С 2018 года вступили в силу обновленные правила расчета среднесписочной численности сотрудников, утвержденные приказом Росстата № 772.

С 2008 года государство обязало все предприятия отчитываться перед ФНС о среднесписочной численности своего персонала. Составление и сдача сведений вызывает на практике много вопросов.

Поскольку отчет представляется на строгом бланке, ФНС разработала рекомендации по его заполнению.

На самом деле отчет достаточно прост. Главное правильно произвести расчеты для его оформления с учетом тех, кто включается в расчет среднесписочной численности и кого там быть не должно. Список необходимых к включению в документ категорий установлен налоговой службой.

Зачем это нужно

Среднесписочная численность (ССЧ) персонала организации – важный статистический показатель.

Он необходим для представления государственным органам различных сведений:

о численности и движении работников;
о заработной плате сотрудников;
об основных показателях деятельности малых фирм и микро-организаций.

Данная информация представляется в виде отчетов. Следовательно, ССЧ сотрудников используется при составлении форм П-4, ПМ, МП, . Данные о ней представляются ежегодно. Кроме уплаты страховых взносов, она нужна компаниям, в которых трудятся инвалиды для снижения налогового бремени с помощью предоставляемых льгот.

Кто сдает и в какие сроки

Юридические лица и ИП обязательно должны представлять в инспекции ФНС сведения о ССЧ персонала за прошлый год. Освобождаются от сдачи индивидуальные предприниматели, не привлекающие в прошедшем году наемную рабочую силу (абз. 3 п. 3 ст. 80 НК РФ).

Крайний срок сдачи отчета о ССЧ за 2019 год – 20 января 2019 года. Даже представление именно в этот день – не является нарушением.

Большинство предприятий начинают работу в новом году после праздников. Их бухгалтеры должны успеть подготовить и сдать сведения о ССЧ сотрудников в десятидневный срок.

Исчисление времени сдачи таких документов имеет ряд особенностей:

Во-первых, для вновь открытых или реорганизованных компаний крайний срок – 20-е число месяца, который следует за месяцем открытия. Подавать отчет необходимо вне зависимости от того, имеется ли уже у предприятия персонал или он еще не нанят.
Во-вторых, вновь зарегистрированным предпринимателям данные о ССЧ нужно представлять лишь по итогам текущего года – по общему правилу не позже 20 января следующего года.

Кто включается в расчет среднесписочной численности

В отчет о ССЧ входят следующие категории персонала:

обычные штатные наемники, включая работников на испытательном периоде;
сотрудники по замещению временно отсутствующих специалистов, к примеру, находящихся в отпуске по беременности и родам;
наемные сотрудники, работающие по срочным контрактам;
специалисты, работающие по внутреннему совместительству;
работники, находящиеся в отпусках: в связи с болезнью, ежегодном, дополнительном, без сохранения зарплаты;
командированные работники с сохранением средней зарплаты, включая находящихся в кратковременных заграничных деловых поездках;
надомники;
специалисты, работающие по сокращенному графику в определенных законом случаях: с вредными условиями труда, несовершеннолетние, инвалиды и др.;
сотрудники, трудящиеся по сокращенному времени согласно условиям трудового контракта или по их согласию;
наемники, которые переведены на сокращенный график по инициативе работодателя без согласия;
специалисты других предприятий, принятые по направлению при сохранении у них средней зарплаты по основной работе;
штатные работники с дополнительными обязанностями по гражданско-правовым контрактам;
обучающиеся наемные специалисты, находящиеся в учебных отпусках с сохранением средней з/п;
специалисты, отправленные работодателем на обучение с отрывом от работы при сохранении у них средней з/п;
граждане, принятые по контрактам с государственными организациями;
владельцы компании, имеющие в ней зарплату;
штатные работники, которые фактически находятся на рабочих местах, в том числе те, которые не присутствовали в связи с простоем;
специалисты, отсутствующие на работе ввиду осуществления общественных или государственных обязанностей;
специалисты со специальными званиями;
студенты-практиканты при зачислении их на должности;
работники, которые находились в простоях по инициативе администрации предприятия или по независящим от обеих сторон обстоятельствам, а также в неоплачиваемых отпусках по инициативе администрации;
наемные работники, участвовавшие в забастовках;
специалисты, трудящиеся по вахте;
работники, которые находятся под следствием до вынесения судебного решения;
временно отсутствующие работники в связи с предоставлением отгулов;
прогульщики.

Какие сотрудники не входят

Не берутся в учет ССЧ персонала следующие сотрудники компании:

работающие по внешнему совместительству;
отправленные в другую фирму без сохранения з/п;
командированные заграницу на длительный период;
работающие по ;
трудящиеся по ученическому контракту с выплатой стипендии во время работы;
владельцы фирмы без з/п;
отправленные на учебу с отрывом от производства и оплатой стипендии за счет предприятия;
члены кооперативов, не заключившие трудовых контрактов с организацией;
представившие заявления на увольнение и не появляющиеся на работе без предупреждения до истечения срока, предоставляемого для предупреждения;
находящиеся на военной службе;
адвокаты.

Не включаются в расчет также отпускники:

в связи с беременностью и родами;
при усыновлении новорожденного из родильного дома;
по уходу за детьми;
по дополнительным отпускам в связи с получением образования, поступлением или окончанием учебного заведения без сохранения среднего заработка.

Договоры подряда и внешние совместители

Учет персонала, трудящегося по гражданско-правовым контрактам, ведется по календарным дням как целым единицам за весь период действия договоров. К нему относятся сотрудники, выполняющие обязанности по договорам подряда, оказанию услуг, авторству. В расчет не принимается время выплаты им вознаграждений.

Для расчета средней численности таких сотрудников за праздничные и выходные дни берутся показатели за предшествующий трудовой день.

Важно помнить, что специалисты, состоящие в списочной численности компании и одновременно заключившие с ней гражданско-правовые контракты, в учет не принимаются. Это же правило действует для ИП, заключивших с организацией ГПД и получавших по ним вознаграждения, а также для сотрудников, не включенных в списочный состав и не заключивших таких договоров.

Средняя численность специалистов, выполняющих обязанности по внешнему совместительству (т.е. трудящихся в разных компаниях) рассчитывается аналогично средней численности персонала, отработавшего неполное время.

Порядок вычислений

Правила определения средней численности персонала установлены приказом Росстата № 278 от 2008 года.

В среднюю численность работников входят:

ССЧ персонала;
средняя численность работников, трудящихся по внешнему совместительству;
средняя численность специалистов, работавших по ГПД.

Для расчета ССЧ сначала определяется списочная численность персонала по календарным дням отчетного года. К примеру, в месяцах может быть 30 или 31 день, а в феврале – 28 или 29. Расчеты нужно производить за каждый день.

В учет при определении списочной численности берется штатный персонал, выполняющий работу по трудовым контрактам (на постоянной, временной или сезонной основе) и владельцы предприятия, получающие от него заработную плату. Весь список тех, кто включается в расчет среднесписочной численности, определен вышеназванным приказом Росстата № 278.

Численность сотрудников по списочному составу необходимо приводить как по определенным датам (к примеру, на первый день месяца), так и за весь отчетный период (к примеру, за квартал). Измеряется средняя численность персонала целыми единицами – 1 человек.

При неполном рабочем времени

Расчет производиться пропорционально отработанному времени в два этапа. Сначала определяется общее количество отработанного сотрудником времени. Измеряется оно в человеко-днях.

Для расчета применяется формула:

На следующем этапе рассчитывается средняя численность работников, занятых не полностью, учитывая пересчет на полную занятость.

Расчет осуществляется за отчетный месяц по формуле:

СЧРнв = Ков / К крд

Пример документа

Бланк отчета по ССЧ персонала утвержден приказом ФНС № ММ-3-25/174@ от 2007 года. Он оформляется по форме КНД 1110018. Рекомендации по составлению документа отражены в письме ФНС № ЧД 6-25/353@ от 2007 года.

Предоставляемые сведения заверяются руководителем компании или его доверенным лицом. Во втором случае в отчете необходимо указать реквизиты доверенности и приложить ее копию.

Сведения о среднесписочной численности сотрудников подаются ИП и ООО в самом начале года – в срок до 20 января. Сам отчет представляет информацию о численности работников за прошедший год, например за 2018 год по состоянию на 01.01.2019 г. Организации сдают отчет в любом случае, у ООО как минимум есть директор. А вот ИП составляют отчет, если в предшествующем году привлекали какой-либо персонал к работе.

Оформить все отчеты по сотрудникам и рассчитать все взносы поможет автоматический онлайн-сервис .

Зачем вообще ее считать? Среднесписочная численность работников – один из критериев возможности применения специальных режимов уплаты налога, а также других льгот при расчетах с государственным бюджетом. От этой цифры зависит еще один момент: как будет сдаваться отчетность в налоговую и фонды – в бумажном виде или исключительно в электронном. Наконец, это, по своей сути, статистический показатель, характеризующий в масштабе страны уровень занятости населения. Скачать бланк вы можете .

Какими формулами пользоваться

Значение среднеспис. числ-ти работников по итогам года вычисляется согласно Указаниям, которые разработаны и утверждены Росстатом (Приказ № 772 от 22.11.2017 г, в ред. от 29.12.2018 г). Опираться следует именно на этот документ.

Расчет производится по формуле:

СЧ (год) = [СЧ (январь) + СЧ (февраль) + ….. + СЧ (декабрь)] : 12

СЧ (год) – среднеспис. числ-ть работников за год;
СЧ (январь, …..) – среднеспис. числ-ть работников по месяцам;
12 – число месяцев в году.

Сразу сделаем замечание по поводу ситуации, когда компания работала только часть года. В этом случае формула используется точно такая же: складывается СЧ за месяцы работы (по остальным месяцам, когда компания не работала, она будет нулевой) и делится на 12.

Именно показатель СЧ (год) и проставляют в сведения о среднесписочной численности работников, составляемые по форме КНД 1110018.

СЧ за каждый месяц складывается из двух цифр: СЧ работников, которые отработали полные дни (СЧ полный день), и СЧ работников, работавших неполные дни (СЧ неполный день).

Соответственно, СЧ по каждому месяцу считаем по формуле:

СЧ (месяц) = СЧ полный день + СЧ неполный день

СЧ полный день = [Ч на 1 число + Ч на 2 число + …. + Ч на последнее число] : КД месяц

Ч на 1 число, ….. – списочная числ-ть работников на каждое число месяца,
КД месяц – число календарных дней.

Выходит, что среднесписочная числ-ть сотрудников вычисляется на основе списочной числ-ти персонала компании. Об этом понятии также стоит сказать отдельно.

Списочная численность охватывает всех, кто работают у вас по трудовому договору, то есть выполняют работу постоянного или временного характера. Сюда же относятся и сезонные виды работ.

Кто учитывается в списочной числ-ти? Перечень лиц представлен в п. 77 Указаний Росстата, в нем, в том числе, отмечены сотрудники в командировке, надомники и новички на испытательном сроке. Те, кого не надо учитывать при расчетах, перечислены в п. 78-79 этих Указаний. Среди основных категорий, не входящих в списочную числ-ть, отметим внешних совместителей, лиц, с которыми трудовые отношения оформлены гражданско-правовым договором, сотрудниц в декрете / отпуске по уходу за ребенком, сотрудников в учебном отпуске без сохранения зарплаты. Не следует относить в списочную числ-ть и собственников компании, исключение — если они реально работают в компании и получают зарплату.

Теперь расскажем, как считать вторую составляющую – СЧ неполный день. Для расчетов нам нужно знать, сколько всего человеко-дней отработано сотрудниками, работавшими неполные дни. Для этого рассчитывается аналогичный показатель для каждого такого работника по формуле:

ЧАСЫ неполный день: Норматив

ЧАСЫ неполный день – количество часов, отработанных сотрудников на неполном рабочем дне;
Норматив — продолжительность рабочего дня (для стандартной рабочей неделе в 40 часов это будет 8 часов).

Затем полученная цифра умножается на число отработанных в конкретном месяце дней.

Теперь, когда по каждому сотруднику, работавшему неполные дни, получены значения отработанных человеко-дней, можно считать СЧ неполный день по формуле:

СЧ неполный день = Общее количество ЧД по сотрудникам на неполном дне: РД месяц

ЧД – человеко-дни – здесь нам нужна сумма по всем сотрудникам на неполном дне;
РД месяц – число рабочих дней месяца.

Рассмотрим пример

ООО зарегистрирована 20 октября, в компании действует 40-часовая неделя – 5 дней. Списочная числ-ть сотрудников с 20 октября по ноябрь составляла 12 человек, с 1 ноября на работу были приняты еще 10 новых сотрудников. Сотрудников на неполной рабочем дне не было. С декабря в ООО взяли на работу курьера на неполный день в 5 часов – за декабрь сотрудник отработал 20 дней. Нужно посчитать среднесписочную числ-ть работников за год.

Итак, начнем с работников на полном дне. Их месячная среднеспис. числ-ть по месяцам будет равна:

12 человек * 12 дней (КД работы в октябре) : 31 день (число дней в месяце) = 4,65 – в октябре;
22 человека * 30 дней (КД работы в ноябре) : 30 дней = 22 – в ноябре;
22 человека * 31 день (КД работы в декабре) : 31 день = 22 – в декабре.

Теперь вычислим среднеспис. числ-ть сотрудников на неполном дне. Так курьер работал только в декабре, то:

5 человеко-часов (продолжительность дня) * 20 дней: 8 часов (норматив) : 20 дней = 0,63 – в декабре.

Октябрь 4,65 ;
Ноябрь 22 ;
Декабрь 22 + 0,63 = 22,63 .

Для заполнения отчета в налоговую осталось сделать последнее вычисление:

СЧ (год) = (4,65 + 22 +22,63) : 12 = 4,1 человека.

Как отчитаться в налоговую

Напомним, что подать сведения нужно до 20 января по форме, указанной в Приказе ФНС № ММ-3-25/174@ от 29.03.2007 г. Актуальный бланк формы можно скачать . Документ представляет собой один лист, где сначала указываются реквизиты ООО или ИП, а также налоговая, в которую представляется информация. Показатель среднесписочной численности предварительно округляют до целого значения согласно общим правилам математики, в нашем примере – до 4 человек .

Несвоевременная подача сведений карается штрафом в 200 рублей для самой организации или ИП, в случае ООО штраф может получить еще и ее руководитель, он составляет 300-500 рублей.