Менеджер по закупкам. Особенности профессии

Должностные обязанности менеджера по закупкам – это постоянные переговоры с поставщиками (с целью получения более выгодных условий), контроль за оборотом закупленных товаров, и конечно, немало бумажной работы (отчеты, договоры, счета). В должностной инструкции менеджера по закупкам также стоит предусмотреть рабочие контакты с коллегами – из отдела маркетинга и продавцами. Все это есть в нашем образце должностной инструкции менеджера по закупкам.

Должностная инструкция менеджера по закупкам

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
Фамилия И.О. ________________
«________»_____________ ____ г.

1. Общие положения

1.1. Менеджер по закупкам относится к категории специалистов.
1.2. Менеджер по закупкам назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора компании по представлению начальника отдела закупок.
1.3. Менеджер по закупкам подчиняется непосредственно начальнику отдела закупок.
1.4. На время отсутствия менеджера по закупкам его права и обязанности переходят к другому должностному лицу, о чем объявляется в приказе по организации.
1.5. На должность менеджера по закупкам назначается лицо, отвечающее следующим требованиям: высшее или среднее профессиональное образование и стаж аналогичной работы не менее года.
1.6. Менеджер по закупкам должен знать:
- основы гражданского и коммерческого права;
- типовые формы договоров купли-продажи, поставки, требования к оформлению соответствующей документации;
- ассортимент, классификацию, характеристику и назначение товаров своих групп;
- методы ценообразования, стратегию и тактику ценообразования;
- принципы организации закупок;
- действующие формы учета и отчетности.
1.7. Менеджер по закупкам руководствуется в своей деятельности:
- законодательными актами РФ;
- Уставом компании, Правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами компании;
- приказами и распоряжениями руководства;
- настоящей должностной инструкцией.

2. Должностные обязанности менеджера по закупкам

Менеджер по закупкам выполняет следующие должностные обязанности:
2.1. Обеспечивает наличие товара по своим товарным группам в оптимальном количестве и ассортименте.
2.2. Обеспечивает плановые показатели по оборачиваемости своих товарных групп.
2.3. Ведет поиск поставщиков, изучает новые предложения от поставщиков, готовит для руководства обоснованные предложения о привлечении новых поставщиков.
2.4. Проводит переговоры с поставщиками и согласовывает условия поставки с непосредственным руководителем.
2.5. Составляет заказы поставщикам.
2.6. Отслеживает выполнение заказа.
2.7. Контролирует исполнение обязательств перед поставщиками.
2.8. Обеспечивает документальное оформление сделок.
2.9. Отслеживает продажи по каждому товару и, в случае ухудшения продаж, совместно с отделом маркетинга вырабатывает и принимает меры к снижению товарного остатка.
2.10. Определяет виды товара, которые необходимо внести в ассортимент или вывести из ассортимента ввиду бесперспективности.
2.11. Определяет минимальный складской остаток товаров и обеспечивает наличие необходимого количества товара на складе компании.
2.12. Обеспечивает постоянное наличие товаров повышенного спроса, регулярно производит мониторинг наличия и продаж по товарам повышенного спроса с целью недопущения появления их дефицита.
2.13. Обеспечивает отделы и службы компании всей необходимой информацией о товарах.
2.14. Консультирует продавцов, а при необходимости – покупателей по своей товарной группе.
2.15. Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.

3. Права менеджера по закупкам

Менеджер по закупкам имеет право:
3.1. Действовать в пределах своей компетенции от имени компании и представлять ее в других учреждениях и организациях.
3.2. Получать необходимую для выполнения своих функциональных обязанностей информацию о деятельности компании от всех подразделений напрямую или через начальника отдела закупок.
3.3. Распоряжение выделенными ресурсами в пределах своей компетенции.
3.4. Представлять руководству предложения по совершенствованию своей работы и работы компании.
3.5. Сообщать своему непосредственному руководителю о всех выявленных в процессе своей деятельности недостатках и вносить предложения по их устранению.
3.6. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей.

4. Ответственность менеджера по закупкам

Менеджер по закупкам несет ответственность:
4.1. За невыполнение и/или несвоевременное, халатное выполнение своих должностных обязанностей.
4.2. За несоблюдение действующих инструкций, приказов и распоряжений по сохранению коммерческой тайны и конфиденциальной информации.
4.3. За нарушение правил внутреннего трудового распорядка, трудовой дисциплины, правил техники безопасности и противопожарной безопасности.

Менеджер по закупкам – специалист, который занимается снабжением организации необходимым товаром (сырье, продукты), анализирует рынок, производит проверку и выбор поставщиков и решает транспортно-таможенные вопросы.

Среди менеджеров по закупкам встречаются настоящие мастера, способные найти продавца, который продает качественный товар по самым низким ценам. При этом, они могут договориться насчет отсрочки оплаты или даже обсудить реализацию с правом безусловного возврата.

Бывают случаи, что в силу особенностей некоторых рынков и компаний для отдела закупок нахождение низких цен не является основной задачей. Например, когда известны все поставщики, оговорены условия и серьезных изменений не предвидится. Тогда на первый план выходит вопрос обеспечения необходимого ресурса в оговоренном количестве, месте и времени с оптимальными затратами на закупку.

ТРЕБОВАНИЯ И НАВЫКИ

У менеджера по закупкам должно быть высшее образование, если не профильное, то хотя бы близкое к сфере деятельности компании (строительное, техническое и т.д.). Очень ценится посещение специализированных семинаров и курсов.

Основные требования к профессиональным навыкам менеджера по закупкам:

Аналитическое мышление;

Знание условий поставок по контрактам;

Знание работы транспорта и таможни;

Умение работать с солидным объемом информации;

Высокая степень владения ПК;

Способность вести деловые переговоры;

Способность принимать ответственные решения и находить выход из разных ситуаций;

Знание английского языка (в случае работы с иностранными компаниями).

МЕНЕДЖЕР ПО ЗАКУПКАМ – ОБЯЗАННОСТИ

В разных компаниях свои . Соответственно, обязанности этих специалистов могут варьироваться. Но можно выделить основные:

Произведение контроля за наполнением склада;

Выбор поставщиков по лучшей цене и условиях;

Размещение заказов;

Контроль за платежами;

Контроль за соблюдением сроков отгрузки товара, за транспортировкой груза;

Улаживание вопросов по претензиям (оплата просроченной доставки и т.д.);

Контроль за качеством продукции.

ИНСТРУКЦИЯ МЕНЕДЖЕРА ПО ЗАКУПКАМ

Должностные обязанности менеджера, занимающегося закупками состоят из переговоров с поставщиками (для получения более выгодных условий), контроля за оборотом товаров, что были закуплены и бумажной работы по составлению отчетов, договоров, счетов. также предусматривает контакты по работе с коллегами (отдел маркетинга и продавцы).

Спрос на менеджеров по закупкам все такой же высокий. Компании нуждаются в специалистах, способных разрабатывать концепцию с учетом производства, продаж и маркетинга. Сотрудники, которые могут держать в голове и анализировать большие объемы информации – особенно ценны для предприятий.

Любая торговая организация нуждается в профессиональном менеджере по закупкам. Только человек с высокой квалификацией и достаточным профессиональным опытом в полной мере представляет себе, как найти самого лучшего поставщика, провести с ним переговоры и выстроить долговременные отношения, построить самую выгодную стратегию закупок.

Общее описание профессии

В зависимости от компании обязанности менеджера по закупкам могут сильно разниться. К примеру, существуют такие виды бизнеса, где объемы продаж по каждому из наименований можно с достаточной степенью точности просчитать заранее. В этой ситуации менеджер должен всего лишь с максимальной тщательностью следовать изначальному плану закупок.

Иногда требуется эксклюзивный товар : одежда, обувь, мебель, парфюмерия, ювелирные изделия и так далее. В этом случае надо найти то, что будет продано в ближайшее время, и в таком количестве, в котором такой товар реально продать.

Среди менеджеров по закупкам встречаются настоящие профи, которые умеют эффективно общаться с людьми и получать то, чего хотят. Результатом их деятельности будет нахождение хорошего поставщика, который готов предоставлять самый лучший товар по минимальным ценам, с правом отсроченного платежа или даже возврата нереализованной партии.

Однако условия нынешнего рынка таковы, что нахождение низких цен порой становится трудно достижимым. Компании предпочитают работать с проверенными поставщиками на давно оговоренных условиях.

С учетом вышесказанного, основными обязанностями менеджера по закупкам становятся оптимизация процесса закупок , нахождение оптимального количества товара и забота о том, чтобы этот товар оказался в нужное время в нужном месте и нашел своего потребителя.

Откуда берутся менеджеры по закупкам

В менеджеры по закупкам можно прийти разными путями. Некоторые переквалифицируются из логистов, менеджеров по продажам, диспетчеров и офис-менеджеров. Другие изначально занимаются закупками и целенаправленно растут в этом направлении.

Образование

Хорошим кадрам необходимо качественное образование. Руководство крупных компаний предпочитает нанимать сотрудников с высшим образованием. Ценится образование, близкое к направлению деятельности компании (строительное, медицинское, художественное, техническое). Иногда большим плюсом становится экономическое образование.

Менеджеры по закупкам вынуждены сами много ездить по миру, вести переговоры с партнерами, оценивать качество их работы, тестировать образцы продукции. Следовательно, такому менеджеру требуются знание английского (китайского, турецкого, итальянского и т.д.) и навыки общения.

Должностная инструкция менеджера (специалиста) по закупкам содержит требования со стороны работодателя к квалификации сотрудника, определяет правила назначения, освобождения его от должности, порядок подчинения. В документе прописаны функциональные обязанности, права работника, его ответственность.

Образец типовой должностной инструкции менеджера по закупкам

І. Общие положения

1. Назначение на должность менеджера по закупкам или освобождение от нее осуществляется приказом директора организации по представлению начальника отдела закупок.

2. На должность менеджера по закупкам назначается лицо, имеющее образование не ниже среднего профессионального и опыт работы на аналогичной должности не менее одного года.

3. Менеджер по закупкам непосредственно подчиняется начальнику отдела закупок.

4. Во время отсутствия менеджера по закупкам функциональные обязанности, ответственность, права, переходят к иному должностному лицу, о чем фиксируется в приказе по организации.

5. Менеджер по закупкам должен знать:

• основы гражданского и хозяйственного законодательства;
• порядок заключения договоров купли-продажи, поставки, требования к оформлению документации;
• ассортимент, характеристики, назначение товаров, используемых в организации;
• правила приема, передачи товарно-материальных ценностей;
• методы планирования снабжения организации;
• нормы техники безопасности, охраны труда, производственной санитарии и противопожарной защиты;
• принципы ценообразования, организацию закупок;
• формы учета и отчетности, принятые в организации.

6. Менеджер по закупкам руководствуется в своей деятельности:

• законодательством РФ;
• Уставом организации;
• Правилами внутреннего трудового распорядка;
• распоряжениями, приказами, указаниями директора организации, непосредственного начальника, иными руководящими документами;
• данной должностной инструкцией.

ІІ. Должностные обязанности менеджера по закупкам

Менеджер по закупкам выполняет следующие должностные обязанности:

1. Проводит работы по снабжению товарами в необходимом количестве и ассортименте.

2. Реализует плановые показатели по обороту установленных групп товаров.

3. Осуществляет поиск поставщиков, изучает новые предложения от них, разрабатывает и обосновывает предложения о привлечении новых поставщиков.

4. Ведет переговоры с контрагентами, обсуждает, согласовывает порядок, условия поставки с непосредственным руководителем.

5. Размещает заказы у поставщиков.

6. Осуществляет документальное оформление сделок.

7. Отслеживает этапы выполнения заказов.

8. Осуществляет контроль исполнения обязательств сторон.

9. Принимает участие в приеме товаров и оформлении соответствующих документов.

10. Отслеживает оборот товара в организации, совместно с другими отделами.

12. Устанавливает минимальный товарный остаток и способствует наличию необходимого количества товара на складе.

13. Реализует меры по поддержанию постоянного наличия товаров повышенного спроса.

14. Консультирует продавцов и покупателей по своим товарным группам.

15. Предоставляет подразделениям организации необходимую информацию о товарах.

16. Составляет и обосновывает планы закупок товаров.

17. Выполняет служебные поручения непосредственного руководителя.

ІІІ. Права

Менеджер по закупкам имеет право:

1. Самостоятельно принимать решения в пределах своей компетенции.

2. Действовать от имени организации по доверенности и представлять ее интересы во взаимоотношениях с другими компаниями.

3. Получать служебную информацию, необходимую для выполнения своих функциональных обязанностей.

4. Направлять в адрес руководства предложения о совершенствовании своей работы и деятельности организации.

5. Требовать от руководства создания условий для выполнения служебных обязанностей.

6. Информировать непосредственного руководителя о выявленных недостатках в деятельности компании и вносить предложения по их ликвидации.

ІV. Ответственность

Менеджер по закупкам несет ответственность за:

1. Результаты принимаемых решений и собственных действий.

2. Нарушение постановлений, положений руководящих документов организации.

3. Нанесение ущерба компании, ее сотрудникам, контрагентам, государству.

4. Умышленное предоставление недостоверной информации.

5. Ненадлежащее исполнение своих должностных обязанностей.

6. Разглашение коммерческой тайны, личной информации, конфиденциальных сведений.

7. Нарушение трудовой дисциплины, правил техники безопасности, норм внутреннего трудового распорядка, противопожарной защиты.

8. Проведение несанкционированных руководством встреч, представления интересов организации.

Менеджер по закупкам - это человек, который отвечает за то, чтобы у компании было все необходимое для ее деятельности. Эта должность очень важна для предприятия, поскольку часто невозможно совершать необходимые операции, пока не будут получены сырье, товары и любые другие предметы, нужные для производственной деятельности. Эти сотрудники, как правило, обладают навыками анализа, прогнозирования, учета, принятия решений. Они несут ответственность за такие задачи, как заключение контрактов и организация людей, которые участвуют в снабженческих процессах.

Обзор работы

Обязанности менеджера по закупкам включают контроль всех аспектов относительно получения товаров, услуг, материалов или собственности, которые необходимы бизнесу для нормальной работы или расширения. Ему часто приходится иметь дело непосредственно с поставщиками или собственниками и заключать договора на поставки.

В среднем около 65% дохода компании тратится на покупку товаров или услуг. Это означает, что менеджер по закупкам может значительно влиять на прибыль предприятия путем сокращения затрат, экономии и поиска оптимальных условий сотрудничества с партнерами.

Должностная инструкция менеджера по закупкам

Задачи, выполняемые снабженцем, во многом зависят от сферы деятельности предприятия, его размера и расположения, а также уровня ответственности, возлагаемого на работника.

Функциональные обязанности менеджера по закупкам включают в себя:

• Прогнозирование уровня спроса на продукцию и услуги для поддержания необходимого постоянного количества запасов.
• Создание планов закупок на месяц, год.
• Проведение исследований с целью выявления лучших товаров и поставщиков с точки зрения цены, сроков поставки и качества.
• Обработку платежей и счетов-фактур.
• Поддерживание контактов с производителями, поставщиками, внутренними отделами, а также клиентами.
• Переговоры и заключение договоров, контроль за их выполнением, проверка качества обслуживания.
• Хранение договоров, контроль за сроками их действия.
• Поиск новых перспективных поставщиков, создание и поддержание хороших отношений с ними.
• Прогнозирование ценовых тенденций и их влияния на будущую деятельность предприятия.
• Создание презентаций для руководства об анализе рынка и возможностях роста.
• Разработка стратегии поставок для предприятия.
• Подготовка отчетов с помощью компьютерных программ.
• Оценка коммерческих предложений и выработка рекомендаций на основе их анализа.
• Обеспечение поставщиков информацией, необходимой для сотрудничества.
• Посещение заседаний и отраслевых конференций.
• Обучение других сотрудников, контролирование их работы.

Ответственность

Должностная инструкция менеджера по закупкам предусматривает, что работник несет ответственность за:

Личностные характеристики

Чтобы успешно выполнять обязанности менеджера по закупкам, сотрудник должен иметь такие качества:

Образование

Какие запасы, когда и от кого понадобятся предприятию, как приобрести их наиболее выгодно - все это обязан знать менеджер по закупкам. Должностные обязанности предусматривают, что кандидат на такую вакансию отвечает следующим требованиям:

Выполнять базовые обязанности менеджера по закупкам может и человек только с полным школьным образованием, особенно если это крупное предприятие, и снабженцев там много. Но чтобы получить повышение в должности и иметь перспективы карьерного роста, понадобится высшее образование по специальности «Менеджмент» или другой экономической профессии, но с прохождением дополнительных курсов по управлению.

Основные документы для работы

Какими же правилами руководствуется в своей повседневной деятельности менеджер по закупкам?
Должностные обязанности предполагают, что сотрудник подчиняется таким документам и актам:

• Бизнес-плану.
• Актам и приказам по предприятию.
• Правилам трудового распорядка внутри компании-работодателя.
• Правилам охраны труда, пожарной безопасности и другим отраслевым нормативам, установленным на законодательном уровне.
• Поручениям, служебным запискам, решениям руководства.
• Должностной инструкции.

Как найти работу

Снабженцы необходимы компаниям разных сфер деятельности. Это могут быть как частные, так и государственные предприятия, маленькие организации и промышленные гиганты. Закупать можно что угодно – от канцтоваров до производственного оборудования.

В резюме для работодателя вы должны подчеркнуть результаты, которые будут интересны для кадровиков. Не стоит просто приводить места работы и перечислять классические обязанности менеджера по закупкам. Для резюме важно как можно лучше показать вашу квалификацию, навыки и опыт, чтобы вас пригласили на собеседование, и вы смогли получить работу. Приводите конкретные данные, которые продемонстрируют ваше владение цифрами и будьте безупречны в стилистике. Ведь обязанности менеджера по закупкам предусматривают ведение обширной корреспонденции и документации, нельзя допускать опечатки и ошибки еще даже не получив должность. Не поленитесь корректировать свое резюме в соответствии с деятельностью каждого конкретного предприятия, куда вы его направляете. Возможно, нужно будет поменять акценты, больше рассказать о работе в компаниях этой же сферы или подчеркнуть вашу осведомленность о потенциальном работодателе.