Программа для заполнения журналов ордеров. Что такое журнально-ордерная система учета в бухгалтерии

1. Журналы - ордера (ж/о) ведутся по торгу (тресту столовых) в целом либо по предприятиям торговли и общественного питания. Открываются отдельно на каждый из указанных в правом верхнем углу счетов (за исключением ж/о N 10 - его можно вести по нескольким счетам).

2. Записи в журналы - ордера осуществляются на основании данных с проверенных и надлежаще оформленных первичных документов или отчетов материально ответственных лиц, выписок банка и т.д. На документах, записанных в журналы - ордера, указываются: дата записи, N журнала - ордера, N строки в журнале, по которой произведена запись.

3. Журналы - ордера построены по кредитовому признаку, т.е. регистрация кредитовых оборотов по каждому балансовому счету производится в корреспонденции с дебетуемыми счетами. В журналах - ордерах отражаются все операции, относящиеся к кредиту того или иного счета в корреспонденции с дебетом соответствующих счетов.

4. Подсчет промежуточных итогов рекомендуется производить в течение месяца подекадно или по пятидневкам. По окончании записей за отчетный месяц подсчитываются итоги за месяц. По тем счетам, по которым одновременно с журналом - ордером ведется и ведомость, итоги данной ведомости по каждой графе сверяются с соответствующими итогами других журналов - ордеров по взаимосвязанным счетам. На момент проведения инвентаризации товарно - материальных ценностей и денежных средств в журналах - ордерах и ведомостях обязательно подводятся итоги.

5. После подсчета и проверки месячных итогов журналы - ордера и ведомости к ним подписываются лицом, их составившим, с указанием даты. Кроме того, все журналы - ордера подписываются главным бухгалтером торга, треста, конторы (централизованной бухгалтерии) или его заместителем.

6. Месячные итоги журналов - ордеров записываются в Главную книгу по отдельным счетам, о чем в журнале - ордере делается отметка за подписью лица, производившего запись в Главную книгу. В Главной книге текущие обороты приводятся только по счетам первого порядка. Кредитовые обороты (сумма итогов) переносятся одной записью из соответствующего журнала - ордера; дебетовые обороты - отдельными суммами из разных журналов в корреспонденции с кредитуемыми счетами.

По тем счетам, по которым одновременно с журналом - ордером ведется и ведомость, итоги данной ведомости по каждой графе сверяются с Главной книгой. Проверка правильности записей, произведенных в Главной книге, осуществляется подсчетом сумм оборотов и сальдо по всем счетам.

7. Исправление ошибок, обнаруженных в регистрах до проставления итогов, осуществляется в следующем порядке: ошибочная запись зачеркивается, а правильная сумма приводится над зачеркнутой. Если ошибка обнаружена в журнале - ордере после проставления в нем итогов, но до внесения их в Главную книгу, исправление должно быть сделано после строки итогов.

Необходимые уточнения оборотов оформляются специально составляемой бухгалтерской справкой, данные которой заносятся в Главную книгу обособленно.

Изменение оборотов в текущем месяце по операциям, относящимся к прошлым периодам, отражается в журналах - ордерах дополнительной записью (уменьшение оборотов - красным).

9. Допустимые изменения при печатании бланков типовых форм журналов - ордеров

При печатании бланков форм журналов - ордеров исходя из объема и содержания работы, но не изменяя основного принципа построения типовых форм, разрешается:

9.1. Использовать оборотную сторону бланка, но не продолжая форму с одной стороны на другую. На каждой стороне бланка должна быть законченная форма журнала - ордера.

9.2. Увеличивать количество граф в формах журналов - ордеров за счет добавления новых колонок для корреспондирующих счетов.

9.3. Печатать типографским способом номера, корреспондирующие счета в соответствующих графах формы в последовательности, удобной для пользователя (желательно в порядке возрастания номеров).

9.4. Вписывать соответствующий текст в графах, отведенных для сопутствующих записей.

9.5. При печатании форм журналов - ордеров соблюдать следующие размеры полей: правое - 20 мм; верхнее - 18 мм; левое - 8 мм; нижнее - 10 мм; а также исходить из таблицы размеров основных реквизитов журналов - ордеров (стр. 26).

Все изменения, допускаемые пунктом 9 общих указаний, должны в обязательном порядке согласовываться с управлениями (отделами) бухгалтерского учета и отчетности министерств торговли союзных республик, о чем делается отметка в заголовочной части журнала - ордера при его печатании типографским способом.

Для предприятий и организаций Министерства торговли РСФСР указанные выше допустимые изменения согласовываются с областными, краевыми, городскими управлениями торговли (общественного питания), минторгами автономных республик.

10. При печатании типографским способом бланков журналов - ордеров, предназначенных для ведения учета по нескольким счетам, их следует нумеровать в порядке последовательности счетов, например: журнал - ордер N 2/1 по кредиту счета N 05, журнал - ордер N 2/2 по кредиту счета N 06, журнал - ордер N 2/3 по кредиту счета N 07 и т.д.

11. Порядок сверки счетов по журналам - ордерам

Построение журналов - ордеров и порядок их ведения позволяют контролировать правильность и полноту бухгалтерских записей как ежедневно, так и по окончании отчетного месяца.

Контроль осуществляется сверкой записей в учетных регистрах с оправдательными и другими документами (товарными и кассовыми отчетами, выписками Госбанка и т.п.). Например, дебетовый и кредитовый оборот, а также сальдо по счету "Товары" обязательно сверяются с суммами прихода, расхода и остатков товаров по товарным счетам материально ответственных лиц. Эта сверка производится по мере записей в журнал - ордер и ведомость по счету "Товары". В таком же порядке проверяется правильность записей в учетных регистрах по счетам "Касса", "Расчетный счет", "Специальный ссудный счет по товарообороту" и др.

Правильность и полнота бухгалтерских записей контролируется также сопоставлением взаимосвязанных показателей, получивших отражение в разных журналах - ордерах. Так, сумма товаров, полученных от поставщиков, в дебетовой ведомости по счету "Товары" сверяется с журналом - ордером по кредиту счета "Расчеты с поставщиками и подрядчиками". Данные об оплате счетов поставщиков, содержащиеся в журнале - ордере по кредиту "Специальный ссудный счет по товарообороту" и ведомости по дебету счета "Расчетный с поставщиками и подрядчиками", должны быть равны между собой.

Суммы внутреннего перемещения товарно - материальных ценностей по дебету и кредиту сводного журнала по счету "Товары" также должны быть идентичны. Суммы товаров и других материальных ценностей, отгруженных или отпущенных покупателям по кредиту журнала - ордера "Товары", сверяются с дебетовой ведомостью по счету 45 "Товары отгруженные, выполненные работы и услуги". Розничная стоимость реализованных (оплаченных) товаров по кредиту счета 45 "Товары отгруженные, выполненные работы и услуги" должна быть равна сумме, указанной в соответствующей графе ведомости по дебету счета 46 "Реализация". Данные о поступлении денег от покупателей за отгруженные им товары, содержащиеся в ведомости по дебету счета "Специальный ссудный счет по товарообороту" и в журнале - ордере по кредиту счета "Реализация", должны равняться между собой.

Журнально-ордерная форма – наиболее распространённая форма учёта в организациях с различной формой собственностью, где учёт ведется ручным способом. Схематично эту форму можно изобразить следующим образом (рисунок 15).

Первичные документы

Регистры аналитического учёта по некоторым счетам

Журналы-ордера

Кассовая книга

Оборотные ведомости по аналитическим счетам

Главная книга

Ведомости синтетического учёта

Запись операций

Сверка записей

Рисунок 15 – Схема журнал-ордерной формы бухгалтерского учёта

При этой форме учёта учет кассовых операций ведется аналогично как при простой форме.

В основе журнально-ордерной форме учёта лежит принцип накопления данных первичных документов в разрезе, обеспечивающем синтетический и аналитический учёт средств, источников, хозяйственных операций. Здесь хронологические и систематические записи производятся одновременно. Журнально-ордерная форма совмещает во времени синтетический и аналитический учёт. Регистры аналитического учёта могут быть заведены не на все счета. Например, для счета 10 «Материалы» заводят инвентарные карточки на каждый аналитический счёт, а по счёту 71 «Расчёты с подотчетными лицами» аналитический учёт ведется вместе с синтетическим в журнале-ордере №7. При журнально-ордерной форме учёта записи можно производить из первичных документов сразу в регистры синтетического учёта. К таким регистрам относят: журналы-ордера и ведомости.

Журналы-ордера – это бухгалтерские регистры, построенные по шахматному принципу, они открываются на отдельный счёт, где записываются кредитовые обороты по счёту. Записи в них ведутся по мере поступления документов. В журналах ордерах отражаются кредитовые обороты по счёту или по каждому первичному документу, или по группе документов за день. Например, в журнале-ордере №1 по кредиту счёта 50 «Касса» (рисунок 16) производятся записи за каждый день на основании отчетов кассира (рисунок 2).

Журнал-ордер №1

за __________ 20__ г.

С кредита счета 50 «Касса» в дебет счетов

Бухгалтер _______________

Рисунок 16 – Журнал-ордер №1 по кредиту счёта 50 «Касса»

В этом журнале-ордере указывается дата отчёта кассира, а затем разносятся суммы по корреспондирующим счетам. Дебет какого-то счета кредит счета №50. Если в отчёте кассира дебет одного и того же счета повторяется, то суммы складываются. Т.е. в журнале ордере отражаются кредитовые обороты счёта. Для отражения дебетовых оборотов составляются ведомости

Ведомости – это бухгалтерские регистры, построенные по шахматному принципу, они открываются на отдельный счёт, где записываются дебетовые обороты по счёту. Например, для счёта 50 «Касса» составляется ведомость №1 по дебету счёта 50 «Касса» (рисунок 17).

Организация____________________

Деятельность ни одного предприятия нельзя представить без финансовых операций. Учет таких операций бухгалтер должен вести в специальном журнале-ордере .

Журналом-ордером называется учетная таблица, которая построенная по шахматной форме: счета кредита размещены по вертикали, а счета дебита – по горизонтали.

Это позволяет одной записью учитывать как счет дебита, так и счет кредита.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

(Москва)

(Санкт-Петербург)

(Регионы)

Это быстро и бесплатно !

Принцип журнальной системы

В данном журнале выполняется регистрация кредитных оборотов по всем балансовым счетам. В нем также записывается каждая операция, которая касается счета кредита или иного счета.

На основании данных из этого журнала выполняется расчет себестоимости товар а предприятия, а также затраты производственного процесса.

Журнал-ордер состоит из регистра с правой стороны и ведомости счета дебета, где расшифровывается каждый дебетовый оборот.

В этом журнале регистрируют:

  • начальное сальдо;
  • суммы по счету дебита;
  • суммы по корреспондентским счетам.

В завершении каждого месяца бухгалтер подсчитывает итоговые данные, которые он заносит в Главную книгу .

Любой журнал-ордер заполняется по шахматному принципу – сумма по строкам должна обязательно совпадать с суммой по столбцам. Каждая строка соответствует определенной дате.

Ежемесячно предприятие заводит новый журнал-ордер на каждый счет . Каждому журналу присваивается постоянный номер.

Итоговые данные на конец каждого месяца позволяют получить общую сумму оборота кредитовых и дебетовых оборотов.

Данные, полученные на основании ведения журнала, используются для заполнения Главной книги.

Оборот по счету кредиту записывается из соответствующего журнала-ордера, а вот обороты по счету дебета необходимо записывать из разных журналов по счетам корреспондента.

В связи с тем, что журнал-ордер заполняется по кредитовому принципу, а Главная книга – по дебетовому, возможность дублирования оборотов исключается .

Заполнять Главную книгу необходимо по всем счетам каждый месяц в течение года. Для каждого счета в этой книге отводится 1 страница. По каждому счету регистрируются обороты по кредиту и дебету за весь месяц, а также показатель сальдо в начале и в конце месяца.

Типовые формы журналов


Правительством СССР было утверждено 10 типовых форм журналов-ордеров.

Журнал-ордер №1 регистрирует все кассовые операции. Для этого выделена отдельная графа « Касса» . Основанием для заполнения такого журнала являются отчеты кассира.

Одна строка журнала отражает информацию об одном отчете, независимо от того, за какой период он был составлен.

Это означает, что количество строк в журнале соответствует количеству отчетов, которые были сданы кассиром.

Для регистрации всех финансовых операций по банковским платежам по счету №-51 используется . Эту форму журнала чаще всего применяют промышленные организации. Строительные организации используют для этой цели журнал-ордер по форме №-2-с, а организации сбыта и снабжения – по форме №-2-сн.

Журнал-ордер №3 (рис. слева) регистрирует операции по нескольким счетам:

  • №54 – счет капитальных расходов;
  • №55 – банковский счет;
  • №56 – счет о поступлении и расходе иных средств.

Все данные в журнале-ордере №3 должны быть подтверждены банковскими выписками.

Если руководство предприятия оформляет кредит или займ, то контроля денежных средств по кредиту или займу используется журнал-ордер №4 (рис. справа).

Этот журнал регистрирует операции по счету №90 для краткосрочных займов и по счету №92 для долгосрочного кредита.


Журнал-ордер №5 предназначен для регистрации данных об операциях, которые проводятся между контрагентами при ведении хозяйственной деятельности.

Благодаря этому журналу избежать задолженности по счету дебита/кредита.

Журнал-ордер по форме №6 позволяет регистрировать движение быстроизнашиваемых и малоценных предметов. К таким предметам можно зачислить:



Все вышеперечисленные предметы подлежат также материальному и складскому учету.


Для регистрации данных об операциях по авансовым суммам для работников предприятия используется журнал-ордер №7 .

В нем записываются все операции с подотчетными средствами.


Журнал-ордер по форме №8 оформляется для учета операций с авансовыми денежными средствами, деньгами, которые поступают в качестве выплат от контрагентов, расходы с дебиторами и кредиторами.

А также подсчет доходов от акций организации.

Любые внутрихозяйственные расчеты предприятия отображаются в журнале-ордере №9 . Этот журнал состоит из нескольких разделов:

  1. Непосредственно сам журнал;
  2. « Аналитические данные» ;
  3. « Общие указания» .


В журнале-ордере №10 выполняется учет по таким счетам:

  • №05, №06, №08, №12 – данные о материальных ценностях;
  • №13 – учет изношенных малоценных вещей и инвентаря;
  • №69 – расход денежных средств по социальному страхованию;
  • №70 –зарплаты для работников;
  • №88 – резервный фонд выплат;
  • №86 – амортизационные денежные средства;
  • №20, №23, №24, №25, №26, №29, №31 – производственные расходы;
  • №82 – производственные потери;
  • №21 – учет полуфабрикатов, которые изготавливаются на производстве;
  • №15 – общепроизводственные расходы;
  • №12 – расход материалов в главном и дополнительных цехах производства.

Журнал-ордер №10 предоставляет обобщенные данные в разрезе структуры по каждому виду.

Правила и порядок заполнения

Журнал-ордер №1 состоит из ведомости и непосредственно журнала. В ведомости №1 необходимо указать показатель сальдо. Дальше бухгалтер регистрирует данные из кассовой книги, указывая поступления на счет кредита и выплаты из этого счета. На основании этих данных в конце месяца подсчитывается показатель дебетового сальдо.

Журнал-ордер №2 имеет раздел «Расчетный счет», куда вносятся реквизиты счетов, по которым будут фиксировать поступления денежных средств и их выплата. Основанием для внесения записи в этот журнал является выписка из банка .

В ведомости и журнале-ордере №2 не забывайте указывать дату начала проведения операции и дату завершения проведения операции. В конце месяца бухгалтер должен подсчитать остаток на банковском счете предприятия и указать эту сумму в журнале-ордере №2.

Журнал-ордер по форме №3 состоит из таблицы, куда заносят данные о поступлениях из выписок банка и других первичных документов. В этот же журнал записывают итоговые результаты. Выполнять их подсчет нет необходимости. Вы можете просто переписать их из накопительной ведомости.

Регистрация показателей в журнале-ордере №3 выполняется по кредитному признаку . Это значит, оборот по счету кредиту регистрируется в корреспонденции с каждым счетом дебета.

В журнале-ордере №4 выполняется учет операций с кредитными средствами. Чтобы сделать запись в таком журнале, бухгалтер должен иметь основание – выписку из банка или иной кредитной организации.

Все данные в журнале-ордере по форме №4 указываются в разрезе корреспондирующих счетов. На итоговой странице данного журнала заполняются данные о выписках банка или кредитной организации.

Для ведения журнала-ордера №5 используется унифицированный бланк. В этот бланк должны вноситься данные из каждого отдела или подразделения предприятия, где ведется отдельный учет финансовых операций.

В графе для счета №64 регистрируются данные о взаимных требованиях всех участников финансовых отношений. Для записи данных по счету дебета применяется ведомость, в которою данные вносятся только на основании выписок из банка по лицевым счетам лица, которое является участником взаимного расчета.

Журнал-ордер №6 – это главный источник информации об обороте материальных ценностей предприятия, поэтому он должен заполняться регулярно. Все данные в нем обязательно должны быть корректными. Данные из этого журнала переносятся в Главную книгу.

Все журналы-ордеры по этой форме подшиваются в соответствующую папку и хранятся отдельно от всех первичных документов.

Журнал-ордер №7 ведет учет аналитических и синтетических сведений. К аналитическим сведениям зачисляют авансовые денежные средства, затраты на налоговые отчисления, израсходованная и неистраченная часть авансовой суммы, а также сумма дополнительных авансовых выплат.

К синтетическим сведениям зачисляют расходы, связанные с командировками, а также операции авансовых финансов в корреспонденции со счетами дебета. Бланк журнала позволяет внести информацию о 30 операциях. Если таких операций было больше, бухгалтер может использовать вкладные листы .

Для заполнения журнала-ордера по форме №8 используются показатели из первичной документации. Оформление журнала выполняется в соответствии со всеми инструкциями. На нем должны присутствовать подписи бухгалтера и директора, а также оттиски печати.

Заполнение журнала-ордера по форме №9 осуществляется на основании данных соответствующих первичных документов, а именно из ведомосте1 №1 и №2.

В разделе «Аналитические данные»регистрируются расчеты внутри разного рода хозяйств, а еще показатель сальдо за определенный отчетный период. Если сумма идет в корреспонденции с дебетом счетов №50, №51 , то ее регистрируют по итогам за месяц.

В переносят только окончательные данные из ведомостей под №12, которые зарегистрированы в корреспондирующем счету.

Если бухгалтерия ведет учет по нескольким цехам, то такие данные необходимо переносить для каждого цеха отдельно.

В журнале предусмотрена также таблица, куда нужно указывать итоговые и промежуточные расчеты себестоимости изготовленных товаров.

Кроме того, сотруднику необходимо заполнить в журнале-ордере №10 такие таблиц

  1. « Расчет затрат на производство по экономическим элемента»
  2. « Расчет себестоимости товарной продукции» .

Заполнять вышеуказанные таблицы необходимо, используя данные из первой таблицы « Издержки производства» . Кроме того, во время заполнения бухгалтер пользуется данными из ведомостей и другой первичной документации.

В ведомости №14 журнала-ордера №10 отражаются суммы относительно бракованных товаров, излишков или недостачи. Такие данные бухгалтер формирует, используя первичную документацию и результаты инвентаризации.

Стоимость излишних предметов, а также инвентаря отражается в сумме, аналогичной той, что указана в счетах №12 и №15 . Окончательный показатель суммы товаров или предметов собственного определяется с помощью расчетного метода.

Все данные в каждом журнале-ордере должны быть вписаны корректно. Не забывайте указывать наименования операций, даты их совершения. Бланки этих журналов должны быть подписаны должностными лицами.

Кроме того, на бланках должны присутствовать оттиски печатей предприятия. Если при заполнении бланка нарушено хоть одно требование, контролирующие или надзорные органы имеют право применить санкции к такому предприятию.

Предлагаем посмотреть интересное видео о том как заполнять журналы-ордеры и главную книгу.

Новые статьи

Популярные статьи

© 2024 ongun.ru
Энциклопедия по отоплению, газоснабжению, канализации